Контрагент — это физическое или юридическое лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор. Простыми словами — поставщик или покупатель товаров и услуг. Например, компания, занимающаяся строительством домов, или индивидуальный предприниматель, который покупает перепелиные яйца у частного фермера.

Этот термин обычно используется, когда говорят об отношениях между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. В повседневной жизни его почти не применяют, поскольку частные лица заключают договоры лишь в редких случаях и только для крупных сделок, например, при покупке или продаже автомобиля или земельного участка.

Для создания категорий расходов и добавления нового контрагента нужно перейти в раздел Справочники -> Контрагенты
1. Создаем общую структуру статей затрат (например, «Маркетинг», «Административные расходы», «Закупка сырья», «Логистика»). При необходимости детализировать их (внутри «Маркетинга» — «Контекстная реклама», «SMM», «Офлайн-реклама»). Рекомендуется использовать понятную кодировку или нумерацию для удобства будущих фильтров.
2. Создать карточки контрагентов, присваивая каждому соответствующую категорию из уже готового списка.

Слева создаем дерево категорий расходов.

• Для добавления категории используем лист с зеленым плюсом,
• Для редактирования созданной категории используем лист с карандашом.
• Для удаления категории используем лист с красным крестиком. Удалить можно только категорию, к которой не привязан ни один контрагент (поставщик). Если удалить категорию, к которой уже привязаны контрагенты, после обновления страницы она вернется на место.
• Стрелочки вверх и вниз отвечает за закрытые/открытие папочек (если они есть)

Чтобы добавить нового контрагента нажимаем “Создать контрагента” в правом верхнем углу. На открывшейся странице заполняем следующие поля:

Контрагент – прописываем внутреннее наименование контрагента таким образом, чтобы в последующем было понятно и удобно искать имя в документах. Например, “ИП Иванов И.И.”.

***Приписка "Для юридических лиц указываем только наименование компании без кавычек и без "ООО", "ЗАО", "ОАО" и т.д. Для индивидуальных предпринимателей указываем "ИП". Например: Весёлые энтузиасты, ИП Иванов Иван Иванович." не актуальна


Работает под брендом – прописываем наименование бренда. Например, “Ивановские колбасы”.

Эл. почта(ы) контрагента – добавляем электронную почту/ы поставщика на которую будет отправляться заявка.

Сайт – прописываем либо сайт поставщика, либо слово “нет”.

Тип поставок – выбираем тип поставок. Это может быть “товар” или “услуга”.

Категория расхода – из списка категорий справа выбираем необходимую категорию (или несколько в случае, если это требуется). Обращаем внимание, что нужно выбрать конечную категорию, а не наименование папки. Выбранная категория будет подсвечена голубым цветом.

Нажимаем Создать.

В окне редактирования можно изменить уже внесенные при создании данные, а так же откроются дополнительные поля:

Вкладка "Основные данные"

Категория по умолчанию - Это правило для автоматического выбора типа расхода при заполнении документов. Если у поставщика в системе указано несколько категорий (например, «Продукты» и «Хозтовары»), вы можете выбрать одну основную. Тогда во всех новых документах она будет подставляться сама. Если же вы ничего не выберете вручную, система по умолчанию возьмет самую первую категорию из списка.

Контрагент участвует в зарплате по ведомостям - отмечаем данный пункт, если создаем контрагента для создания расхода на зарплату (для фиктивного контрагента,

Разрешать одинаковые ИНН - по умолчанию система блокирует создание контрагентов с одинаковым ИНН, но в случае переименования юр лица контрагента, можно данной настройкой разрешить внесение контрагента с таким же ИНН, т.е. как у уже внесенного к этому контрагенту юр.лица

Новый - данная галочка встает автоматически в случае, когда контрагент подтягивается из загруженной банковской выписки(т.е. если контрагента не было в Гуляше, а при загрузке выписки был платеж ему и сформировался расходный/приходный документ). Пока эта галочка стоит, нельзя внести на этого контрагента приходные накладные. Т.е. это своеобразная защита внесения накладных без уточненных данных по контрагенту.

Срок отсрочки дн. - проставляем количество дней отсрочки оплаты у контрагента. Данная отсрочка отображается в отчете по приходным накладным (счетчик дней до дня оплаты)
Исключения для филиалов - можно добавить количество дней отсрочки для отдельных филиалов. Выбираем филиал, нажимаем "Добавить" и прописываем для него количество дней отсрочки

Для оплаты по отчету по пропавшим - не используем

Привязывать самозанятых к этому контрагенту - отмечаем у "фиктивного" контрагента, чтобы потом можно к нему было привязывать самозанятых курьеров. Как и для чего его создавать можно ознакомиться в статье

НДС, % - не используем (НДС указывается к юр лицу, о заполнении которого расскажем ниже в статье)

Работает через реализации - не используем

После внесения настроек нажимаем "Сохранить"

Чтобы добавить Юридическое лицо, так же заходим в редактирование и нажимаем в самом низу "Добавить юр.лицо" и заполняем данные: Официальное наименование и ИНН, отмечаем галочкой "использовать по умолчанию", проставляем ставку НДС поставщика (будет тянуться в накладные). Это обязательные поля, остальные поля по необходимости.

Важно! Для физ лиц и ИП обязательно ставим галочку "физ лицо"

Если планируется создавать платежные поручения для загрузки в банк, то необходимо заполнить реквизиты расчетного счета юридического лица. Для этого у выбранного юридического лица нажимаем “Расчетный счет”

• Наименование – полное наименование банка
• Номер расчетного счета - прописываем номер расчетного счета полностью, без пробелов и точек
• БИК - указываем БИК банка
• Корреспондентский счет - прописываем номер корсчета полностью, без пробелов и точек
• Банк – допустимо писать сокращенно, например, просто “ВТБ”, однако все же рекомендуем прописывать полное название.
• Использовать по умолчанию – проставляем галочку, если счет первый. Если же нет, то ориентируемся по ситуации, какой из счетов по умолчанию.
• Нажимаем Сохранить.

Вкладка "Информация по закупу"

Здесь указываем минимальную сумму заявки (будет отображаться при оформлении заявки поставщику) для каждого города, так же можно указать номер телефона поставщика, он будет подтягиваться в заявку. распределительный центр не трогаем.
Нажимаем Сохранить.

Вкладка "Настройки EDO и edi"

По умолчанию эта вкладка скрыта правами, поэтому, если у вас ее нет, не пугайтесь, нужно просто открыть доступ у должности

Здесь мы настраиваем по необходимости:

• Коды товара для edi - эта настройка отвечает за формирование кода сети при отправке заявки поставщику. Выбираем ID производителя и Фасовка. Относится к EDI, для настройки ЭДО не используется.
• Код электронной идентификации подразделения GLN (СБИС) — код поставщика, по которому происходит маршрутизация заявок в EDI. Задаем код для SabyDocs (СБИС). Относится к EDI, для настройки ЭДО не используется.
• Электронный документооборот с контрагентами - тут мы выбираем, откуда для этого поставщика выгружать электронные накладные — SabyDocs (СБИС)
• Работает через СБИС - Этот пункт разрешает связывать накладные в Гуляше и накладные в ЭДО, а затем автоматически подписывать их.
• Запрет внесения накладных вручную - если этот пункт активен, то для этого поставщика нельзя занести накладную через Гуляш вручную — только через бота, ТСД или раздел электронных накладных
• Разбивать заявку по складам поставщика - При выборе этого пункта одна заявка в Гуляше разбивается на несколько, в зависимости от складов поставщика (если у него их несколько).
• В заявке разбивать фасовку до исходных единиц - позволяет отправлять заявку в тех единицах измерения, которые настроены для номенклатур в Гуляше.
• Отложенная отправка заявок - не актуально в Гуляше
• ЭДО. Поэкземплярный учет - при включенной настройке внесение накладных возможно только через ТСД с обязательным сканированием ЧЗ всех товаров в поставке

Нажимаем Сохранить.

Так же при редактировании контрагента или при просмотре, справа есть "Операции".

При редактировании контрагента можем увидеть:

• К списку
• Создание
• Просмотр
• Автоопределение
• Фактические адреса

При просмотре контрагента можем увидеть:

• К списку
• Создать
• Редактировать
• Типы складов
• Адреса

Рассмотрим каждую операцию:

• К списку - возвращает в справочник контрагентов

• Создать/Создание - открывает карточку создания нового контрагента

• Просмотр/Редактировать - открывает контрагента на просмотр или на редактирование соответсвенно

• Автоопределение - эта настройка нужна, чтобы программа сама понимала, на что именно вы потратили деньги при загрузке банковской выписки.

Она особенно полезна, если у одного и того же поставщика есть разные типы платежей. Например, компания ООО «Аренда» выставляет вам счета за саму аренду офиса, коммуналку и вывоз мусора.
Чтобы платежи распределялись правильно:

1. Укажите категорию (например, «Коммунальные услуги»).
2. Впишите уникальное ключевое слово или номер договора из поля «Назначение платежа». Это может быть фраза вроде «за электричество» или просто «по договору 78-КУ».
3. Нажмите «Сохранить».

Готово — правило появится в общем списке. Если нужно, его всегда можно изменить или удалить. А ещё с помощью этой настройки можно массово обновить категории у тех трат, которые уже были загружены раньше.

• Фактические адреса/Адреса - настройка для функционала "реализации", но пока он не доступен в Гуляше. Сюда прописываем фактический адрес контрагента, куда отгружать поставку.

• Типы складов - появляется только при включенной галочке "Разбивать заявку по складам поставщика" во вкладке "Настройки EDO и edi". Здесь указываются склады поставщика, которые потом будут доступны в номенклатуре закупа, После создания склада и привязки его к номенклатурам закупа, заявки будут дробиться автоматически по складам.

Зачем это нужно на практике:
Представьте ситуацию: вы отправляете поставщику одну общую заявку. Он привозит товар с трёх разных своих складов — то есть даёт вам три отдельные накладные. Принимать эти накладные через бота или ТСД нужно строго под ту самую исходную заявку.

Если склады не настроены, всё свалится в один документ, и придётся корректировать затем накладную. А если настроить привязку:

1. Вы создаёте единую заявку поставщику.
2. Система заранее знает, какие товары с какого склада должны приехать (потому что вы привязали номенклатуру к конкретным складам).
3. Заявка автоматически дробится на части по этим складам.
4. Когда приходят три накладные, каждая из них легко и без ошибок привязывается к своей заявке.

Рекомендуем завести все "юридические лица компании" как контрагентов с заполнением всех данных, вплоть до расчетного счета. Это точно понадобится, если у вас в компании будут оформляться внутренние перемещения продуктов между филиалами.