Создание и настройка отчетов

Goulash.tech

База знаний

5 мин

Продолжительность урока

В Гуляше базовые отчеты уже преднастроены, но их можно и нужно менять под себя. Этому мы и будем учиться прямо сейчас!

Чтобы создать новый отчет, заходим в Настройки > Настройка отчетов по показателям работы.

Начнем?

Название отчета
Пишем удобное название.

Категория
Это необязательное поле, но удобное для сегментации отчетов, если у вас их будет много. Создаются категории в Настройки > Категории отчетов по показателям работы.

Доступ к отчету
Выбираем сотрудников, которым будет доступен отчет. Можно выбрать либо должность, либо конкретного пользователя. Если никого не выбрать, то отчет никому не будет доступен.

Подразделения
Если отчет нужен только по определенным подразделениям, то выбираем нужные. Если по всем – ничего не выбираем.

Объединять подразделения
Не используем, устаревший функционал :)

Предформировать
Настройка, которая управляет формированием отчета. Если галочка неактивна, то
отчет формируется онлайн. Если же галочка активна, то нужно выставить настройки с условиями предформирования. На основании этих настроек отчет будет пересчитываться раз в сутки (ночью) и при загрузке отчета уже будет сформированный результат.

Мы рекомендуем ставить предформирование для больших и тяжелых отчетов с большим количеством показателей для расчета.

Нажимаем Создать.

После создания отчета нужно открыть доступ пользователям к подразделениям для просмотра.

Только свои – сотрудник будет видеть показатели только тех подразделений, которые привязаны в его карточке пользователя.
Все – сотрудник будет видеть показатели по всем филиалам.

Заходим в режим редактирования отчета и добавляем нужные нам заголовки. После добавляем сами показатели для расчета, нажав на синий плюсик в строке нужного заголовка. Так поочередно заполняем поля:

Название
Пишем название показателя.

Формат отображения данных
Если делаем показатель по выручке, себестоимости и т.д., то выбираем Денежный.
Если высчитываем процент, например, доля выручки от заказов на доставку от общей, то выбираем Процент. Если показатель по времени, например, скорость доставки, то выбираем Время (ЧЧ:ММ). Если же ничего из предложенного не подходит, например, нужен показатель количества новых гостей или сколько раз применили промокод, то можно оставить поле пустым.

Не округлять при вычислении
Если галочка неактивна, то данные округлятся до сотых. Например, 10,25.
Если активировать галочку, то данные не будут округлятся и после запятой будет много цифр. Например, 10,248765906.

Расчет показателя
Пока пропустим, вернемся в нему в конце этой статьи :)

Не показывать в отчете
Если активировать галочку, то показатель будет рассчитываться, но не будет отображаться при просмотре отчета. Например, показатель нужен в качестве промежуточного результата, но необязателен в отчете. И, чтобы не нагружать отчет лишними данными или расчетами, мы его скрываем.

Добавить показатель в источники данных
Активируем галочку, если нужно, чтобы показатель был источником данных для расчета другого показателя.

Не разбивать по подразделениям Показатель для результата
Не выбираем :)

Условия
Выбираем оформление результатов показателя:
В поле «Если» используем следующий формат для формул:

{result}>ХХХ – если результат больше значения, то...
{result}>=ХХХ – если результат больше или равен значению, то...
{result}<ХХХ – если результат меньше значения, то...
{result}<=ХХХ – если результат меньше или равен значению, то...

Варианты выбора в поле «то»:

Текущий результат – будет показываться тот результат, который требуется
Не показывать – данные не будут отображаться в отчете
Произвольный текст – будет отображаться текст, который нужно внести в появившемся поле ниже. Например, если нас не интересует численный показатель, а только тот факт, плохо это или хорошо. Можно написать в поле «Плохо».
Произвольное число – по аналогии с текстом, любое произвольное число
Расчет показателя – формула для расчета

Примеры:

А вот так, например, настраивается произвольный текст:

Ж – это жирность, К– курсив. Настройка цветом будет работать так:

Продолжаем настройку отчета.

Делать ссылку на источник
Если активировать галочку, то показатель будет кликабельным и при клике перенаправлять в источник, откуда берутся цифры. Если галочку не активировать, то будет просто отображаться результат.

Отображение графика
Можно сделать линейный график:

или столбчатую диаграмму:

Добавление столбца с итогами
Если выбрать Итоговое значение, то будет сумма всех данных. А если Среднее значение – это будет среднее значение по всем данным.

Обратите внимание: Итог рассчитывается также по основной формуле расчета!
То есть если у вас в формуле расчета показателя есть формула (например, считаем фудкост – себестоимость/выручка), а не просто вывод значения (например, количество гостей), тогда вы ставим все равно ИТОГ, так как итог будет также рассчитываться по формуле. Если поставить Среднее, то оно будет считаться некорректно!

Если выбрать «Итог»:

Если выбрать «Среднее»:

Включать данные в календарь рабочих часов
Не используем :)

Показать столбец с итоговым результатом (суммой), если проставлена галочка выше
Не используем :)

Отдельно по каждому подразделению
Если галочка неактивна, то при формировании отчета по каждому подразделению будет формироваться отчет с отдельно сформированными данными по каждому подразделению:

Если галочка активна, то будет формироваться отчет по подразделениям в пределах одного показателя:

Подразделения
Если отчет необходим по конкретным подразделениям, то можно их выбрать. Если отчет необходим по всем, то оставляем поле пустым

Источники данных
Выбираем источник, из которого мы будем хотим брать данные для расчета показателя.

Турбо

Подробно об источниках данных мы написали ниже!

Расчет показателей работы. Источники данных. Пример расчетов.

Чтобы нам составить формулу для расчета данных, нужно выбрать источник, откуда мы хотим взять эти данные:

После переходим к расчету показателя. Для этого выбираем из списка справа показатель, который нам нужен.

При такой настройке у нас в отчете отобразится количество всех заказов за выбранный период.

Также можно отфильтровать данные, настроив необходимые фильтры. Например, нам выводить только количество доставленных заказов. А это значит, что заказы в статусе Выполнен:

Еще несколько примеров расчета показателей из источника данных Отчет по заказам:

1. Выручка
Выбираем показатель К оплате.

Статус анализируемых заказов должен быть Выполнен. Типы заказа – все, кроме чаевых.

2. Количество заказов
Выбираем показатель Количество заказов

3. Зарплаты курьеров
Выбираем в Отчете по показателям работы показатель Расчет водителей за смену. Появятся столбцы: Сумма за заказы, Сумма за километраж, Сумма за часы, Стоимость доп км и Сумма. Такой отчет может быть полезен , чтобы видеть, сколько денег было начислено сотрудникам.

Настройка предформирования отчетов

Предформирование – это функция в отчетах по показателям работы, при включении которой данные в отчетах формируются не онлайн, а отображаются уже сформированные.

Чтобы настроить у отчета предформирование, заходим в Настройки > Настройка отчетов по показателям работы. Создаем отчет, либо редактируем уже существующий и активируем галочку Предформировать.

Предформировывать начиная с
Ставим дату, с которой нужно предформировывать отчет. Обычно это дата первой рабочей смены.

Обновлять отчет ежедневно за последние __ дней.
Ставим количество дней, за которые нужно, чтобы отчет пересчитывал данные от дня пересчета.

Приоритет предформировывания по умолчанию
Ставим приоритет в формате цифры. Чем выше цифра, тем выше приоритет.

Предформирование отчетов происходит ночью, один раз в сутки. Так что
если вы внесли изменения в данные или в сам отчет, то автоматически в отчете не отобразятся сразу новые данные – нужно ждать следующего дня. Но можно запустить ручной пересчет.

Чтобы запустить ручной пересчет, заходим в Настройки > Очередь на предформирование отчетов > Создать. Выбираем отчет, который необходимо пересчитать, период и создаем (запускаем) пересчет.

Турбо

Это было непросто, но мы справились!

Понравился материал?

Понравилось?