Goulash.tech
База знаний
Задолженности.
5 мин
Продолжительность урока
Задолженность, как упоминалось ранее, является платежным инструментом в системе Гуляш.
На основании задолженности формируется оплата в системе Гуляш, которая затем передается в банк для осуществления платежа.
На основании задолженности формируется оплата в системе Гуляш, которая затем передается в банк для осуществления платежа.
Где и когда смотреть задолженность?
Просмотреть задолженность можно только после подписания договора!
Важный акцент: договор должен быть в статусе Действителен!
Существует два основных способа для доступа к информации о задолженности:
1. На странице просмотра договора внизу нужно нажать на раздел Задолженности по договору.
1. На странице просмотра договора внизу нужно нажать на раздел Задолженности по договору.
Рекомендуется использовать этот способ, поскольку он позволяет сразу перейти к задолженности по договору.
2. Также можно воспользоваться разделом Отчет по задолженностям.
2. Также можно воспользоваться разделом Отчет по задолженностям.
Для этого нужно пройти путь: Учет расходов – Договора – Отчет по задолженностям.
Здесь можно увидеть все задолженности. Однако если фильтры настроены неправильно, найти нужную задолженность будет затруднительно.
Что необходимо сделать с задолженностью?
Чтобы выполнить обязательства перед контрагентами, инициатор оплаты должен подтвердить наличие задолженность и убедиться, что она была оплачена и получила статус Оплачен.
Рекомендуется просмотреть обучающее видео от специалиста Ольги Полуяновой, чтобы наглядно ознакомиться с тем, как проходит вся процедура в Системе учета.
После проверки, что договор имеет статус Действителен, нужно нажать на ссылку Задолженности по договору.
Это позволит перейти непосредственно к информации о задолженности.
Если требуется ссылка на договор, можно найти ее в верхнем левом углу страницы, нажав на раздел История.
Если в договоре установлен тип оплаты "предоплата", то в Системе учета будет сформировано две задолженности.
Если тип оплаты — "постоплата", то Система учета сформирует одну задолженность.
При оплате частями может быть сформировано две и более задолженностей.
Процесс подтверждения задолженности.
1. У созданной задолженности в колонке Статус изначально всегда указано значение – Создан. Это означает, что задолженность была автоматически сформулирована Системой учета после подписи договора владельцем Зайченко И. (см. фото 1).
2. Затем необходимо подтвердить задолженность.
После колонки Расход следует нажать на значок треугольника, расположенный в правой части страницы задолженностей.
В открывшемся списке выбираем пункт Подтвердить.
3. Далее необходимо заполнить и прикрепить необходимые документы, которые запросила система.
Например, акт, счет или фотоотчет.
Затем нажать на кнопку Подтвердить задолженность –> ОК/ПОДТВЕРДИТЬ.
После этого задолженность должна перейти в статус Подтвержден или Частично подтвержден.
Если задолженность получила статус Частично подтвержден, это означает, что по условиям договора ее должны подтвердить не только инициатор, но и другие ответственные лица.
Если задолженность получила статус Частично подтвержден, это означает, что по условиям договора ее должны подтвердить не только инициатор, но и другие ответственные лица.
Проверить количество подтверждающих лиц можно в настройках договора в разделе Роль, который находится в самом низу страницы (см. фото ниже).
В данном договоре в качестве подтверждающих задолженность лиц задействованы учетные записи Директора и Операционного директора.
Порядок статусов в задолженностях.
Задолженность должна пройти шесть обязательных статусов:
1.Создан – этот статус присваивается в Системе учета после подписания договора.
2.Подтвержден – статус, который присваивается после подтверждения инициатором. Также задолженность может перейти в статус Частично подтвержден. Это зависит от настройки ролей в договоре.
3.Подписано – статус после подписания финансовым директором или владельцем.
4.Создано платежное поручение – статус формируется бухгалтером расчётного счета в банках.
5.Выгружено платежное поручение – статус, который присваивается бухгалтером расчетного счета банков.
6.Оплачен – создается в Системе учета после осуществления оплаты.
Отказ – это статус, который указывает на отклонение заявки в связи с неподходящими условиями, некорректным типом оплаты, ошибками при вводе данных или истечением платежного периода.
Количество задолженностей, которые необходимо подтвердить, зависит от условий оплаты, установленных в договоре с контрагентом. Принцип подтверждения остается аналогичным.
Все задолженности можно найти в разделе Задолженности.
Главное – отслеживать их и вовремя выполнять необходимые действия!
1.Создан – этот статус присваивается в Системе учета после подписания договора.
2.Подтвержден – статус, который присваивается после подтверждения инициатором. Также задолженность может перейти в статус Частично подтвержден. Это зависит от настройки ролей в договоре.
3.Подписано – статус после подписания финансовым директором или владельцем.
4.Создано платежное поручение – статус формируется бухгалтером расчётного счета в банках.
5.Выгружено платежное поручение – статус, который присваивается бухгалтером расчетного счета банков.
6.Оплачен – создается в Системе учета после осуществления оплаты.
Отказ – это статус, который указывает на отклонение заявки в связи с неподходящими условиями, некорректным типом оплаты, ошибками при вводе данных или истечением платежного периода.
Количество задолженностей, которые необходимо подтвердить, зависит от условий оплаты, установленных в договоре с контрагентом. Принцип подтверждения остается аналогичным.
Все задолженности можно найти в разделе Задолженности.
Главное – отслеживать их и вовремя выполнять необходимые действия!
Создание задолженности вручную.
Задолженность можно создать вручную только в периодических договорах, находящихся в статусе Действителен и имеющих подтверждающий статус.
Чтобы создать задолженность, необходимо зайти в Систему учета и выбрать раздел Учет расходов.
Далее следует нажать на Создать задолженность и указать юридическое лицо, с которого будет произведена оплата, а также номер договора (он будет выбран автоматически) и сумму задолженности.
После создания задолженности необходимо открыть соответствующий договор и перейти в раздел Задолженности по договору.
Задолженность также должна быть подтверждена в стандартном порядке, поскольку создание задолженности не является ее подтверждением!
Чтобы создать задолженность, необходимо зайти в Систему учета и выбрать раздел Учет расходов.
Далее следует нажать на Создать задолженность и указать юридическое лицо, с которого будет произведена оплата, а также номер договора (он будет выбран автоматически) и сумму задолженности.
После создания задолженности необходимо открыть соответствующий договор и перейти в раздел Задолженности по договору.
Задолженность также должна быть подтверждена в стандартном порядке, поскольку создание задолженности не является ее подтверждением!
Кто подписывает предоплату, постоплату?
В управляющей компании установилась такая практика. Задолженности подписываются следующим образом:
- предоплату подписывает финансовый директор;
- постоплату подписывает владелец;
- предоплату частями: первую часть подписывает финансовый директор, а остальные части – владелец.
Типы документов для подтверждения задолженности.
В зависимости от типа услуги или товара могут понадобиться различные документы для подтверждения оплаты.
Например, для предоплаты требуется предоставить счет, а для постоплаты необходимо представить акт выполненных работ и фотоотчет, если речь идет об услуге. В случае с товаром необходимо приложить накладную.
Поэтому рекомендуется ознакомиться с содержанием договора и его настройками, чтобы понять, какие документы необходимы для подтверждения.
Фото примера ниже.
Например, для предоплаты требуется предоставить счет, а для постоплаты необходимо представить акт выполненных работ и фотоотчет, если речь идет об услуге. В случае с товаром необходимо приложить накладную.
Поэтому рекомендуется ознакомиться с содержанием договора и его настройками, чтобы понять, какие документы необходимы для подтверждения.
Фото примера ниже.
Заполнение акта выполнения услуги при подтверждении задолженности.
Акт выполненных работ заполняется и прикрепляется, если выполнены работы или оказаны услуги.
Фотоотчет.
Фотоотчет является одним из дополнительных способов подтверждения задолженности. В управляющей компании установлено следующее правило: в тех случаях, когда товар или услуга подлежат проверке, после их предоставления прикрепляется фотоотчет.
Фотографии загружаются в системе при подтверждении задолженности. Это обязательное требование владельца компании.
Фотографии загружаются в системе при подтверждении задолженности. Это обязательное требование владельца компании.
Отслеживание подтверждения и оплаты задолженностей по накладным
Директор обязан отслеживать своевременность подтверждения и оплаты задолженностей по приходным накладным.
Он должен отслеживать статусы подтверждения, подписания и оплаты всех документов в электронном товарообороте.
Крайне важно подтверждать приходные накладные в Системе учета:
1 очередью/2 очередью. Это необходимо сделать в течение недели.
Также необходимо передавать бумажные документы в бухгалтерию в указанный срок, чтобы задолженность была вовремя переведена в статус "Бухгалтерия".
Только при этом условии оплата задолженностей будет производиться своевременно.
Период оплаты задолженностей в Управляющей компании завершается 15 числа месяца, следующего за расчетным.
Например, задолженность за март должна быть подтверждена до 15 апреля.
Он должен отслеживать статусы подтверждения, подписания и оплаты всех документов в электронном товарообороте.
Крайне важно подтверждать приходные накладные в Системе учета:
1 очередью/2 очередью. Это необходимо сделать в течение недели.
Также необходимо передавать бумажные документы в бухгалтерию в указанный срок, чтобы задолженность была вовремя переведена в статус "Бухгалтерия".
Только при этом условии оплата задолженностей будет производиться своевременно.
Период оплаты задолженностей в Управляющей компании завершается 15 числа месяца, следующего за расчетным.
Например, задолженность за март должна быть подтверждена до 15 апреля.
Последствия несвоевременной оплаты задолженностей.
Поставщик при задержке оплаты имеет право поставить ресторан на «стоп». Он может приостановить поставки до полного выполнения договорных обязательств.
Порядок оплаты задолженностей в статусе «отказан».
Задолженность может получить статус Отказан в системе на этапе подписания. Если владелец при проверке документов находит несоответствия или считает, что условия не подходят, он имеет право отказаться от подписания задолженности, указав причину отказа. После этого задолженность переходит в статус Отказан. После перехода задолженности в этот статус корректировки уже невозможны.
Чтобы исправить данную ситуацию, необходимо создать новый договор, учитывающий все пожелания владельца.
Чтобы исправить данную ситуацию, необходимо создать новый договор, учитывающий все пожелания владельца.
Запрос актов сверок у контрагентов.
Акт сверки запрашивается у контрагента, если истек платежный период по задолженности. В этом случае необходимо заключить разовый договор и предоставить в бухгалтерию акт сверки. Документ может быть представлен в виде скан-копии, но обязательно должен иметь печать и подпись. После проверки акта главный бухгалтер его подписывает, а затем подписанный акт сверки прикрепляется в качестве подтверждающего документа к разовому договору.
Привязка накладных к задолженностям.
Накладные в Системе учета обычно устанавливаются на подтверждение при покупке товаров, но это также зависит от типа оплаты.
Как это осуществляется в Системе учета?
Привязка и подтверждение задолженности по накладной станут возможными только после передачи бумажного варианта накладной в бухгалтерию.
После проверки документов бухгалтерия переведет накладную в системе в статус Бухгалтерия.
После этого в обычном режиме необходимо открыть договор и кликнуть на ссылку Задолженности по договору, чтобы перейти к задолженности.
Далее нужно нажать кнопку Привязать накладную и выбрать нужную накладную из списка. Она автоматически появится в поле заполнения.
Затем подтвердить выбор.
Как это осуществляется в Системе учета?
Привязка и подтверждение задолженности по накладной станут возможными только после передачи бумажного варианта накладной в бухгалтерию.
После проверки документов бухгалтерия переведет накладную в системе в статус Бухгалтерия.
После этого в обычном режиме необходимо открыть договор и кликнуть на ссылку Задолженности по договору, чтобы перейти к задолженности.
Далее нужно нажать кнопку Привязать накладную и выбрать нужную накладную из списка. Она автоматически появится в поле заполнения.
Затем подтвердить выбор.
Привязка накладных к задолженностям.
К закрывающим документам относятся накладные/УПД, счета и акты приема-передачи оказанных услуг. Все эти документы в бумажном виде должны быть переданы в бухгалтерию в течение одной недели.
- Турбо
На этом все!
Переходим следующей статье!
Goulash