Goulash.tech
База знаний
Инвентаризация
5 мин
Продолжительность урока
Инвентаризация (ревизия) представляет собой процесс проверки наличия товарного запаса в ресторане на конкретную дату, при котором фактические данные сравниваются с учетными данными. Это основной метод контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
Подготовка к инвентаризации
  • Турбо
    К инвентаризации следует готовиться ежедневно.
    Это подразумевает выполнение определенных действий, которые помогут упростить и ускорить процесс внесения и разбор инвентаризации.
Правила, которые помогут улучшить результаты ревизии, ускорить её внесение и разбор:
  • Не нужно «перетаривать» склады и «замораживать деньги».
Не рекомендуется перегружать склады излишками товара, поскольку это занимает больше места в подразделении и затрудняет процесс пересчета и контроля расходов.

  • Товары и продукция должны храниться на определенных местах, которые устанавливаются директором.
Места хранения необходимо настроить в Системе учета в соответствии с этими распоряжениями.

  • Принимать только качественные товары и продукты.
Это позволит сэкономить средства компании и избежать лишней работы при повторных закупках данного продукта.

  • Документы товарооборота следует вносить и подписывать «день в день».
Это гарантирует корректное отображение товарооборота в Системе учета. Также необходимо своевременно оформлять внутренние перемещения и списания.

  • Вести акты переработки.
В случае перевода продукции из одной номенклатуры в другую необходимо составлять акты переработки, чтобы исключить вероятность «пересорта» при инвентаризации.

  • Контроль работы с использованием весов.
Необходимо следить за тем, чтобы повара использовали весы при работе с продуктами. Работа без учета веса может привести к недостачам. Даже незначительные отклонения от нормы при высоких объемах продаж могут привести к значительным убыткам. Поэтому стратегически важные продукты должны находиться под тщательным контролем.

Пример:
Если в каждую пиццу добавлять дополнительно пять граммов моцареллы, то при продажах ста пицц в день недостача за месяц составит пятнадцать кг.
5 грамм * 100 пицц = 500 граммов в день.
500 граммов * 30 дней = 15 кг в месяц.

Также важно учитывать возможные случаи кражи продуктов, особенно если недостачи являются значительными и не имеют обоснованных причин.

При существенных расхождениях в отдельных категориях продуктов следует провести проверку калькуляцию в Системе учета на правильность данных.
Создание инвентаризации через импорт файла
В Гуляше есть возможность быстро создать инвентаризацию на основе Excel-файла.

Этот способ подходит, если у вас уже есть готовая таблица с полным списком актуальных остатков по подразделению и вы хотите загрузить их в систему сразу, без ручного заполнения каждой позиции. Подробнее в статье.
Действия перед подписанием инвентаризации директором
Ответственность за подачу документов перед инвентаризацией лежит на менеджере, а проверку выполняет директор.

Перед проведением инвентаризации необходимо заранее внести все необходимые документы, такие как акты списания, приходные накладные, внутренние перемещения и акты переработки. Для корректного учета продуктов в Системе учета их следует внести до 00:00, так как после этого времени начинается новый день, и невнесенные документы не будут учтены в инвентаризации. В результате, продукты из невнесенных документов не отразятся в отчете по инвентаризации.

Например, если инвентаризация запланирована на 13 апреля, все документы должны быть внесены 12 апреля до 00:00.

Чтобы проверить статус документов, выполните следующий путь в Системе учета:
Товарооборот -> Документы товарооборота.

Пойдем сверху вниз, начиная с актов списания.


Для проверки статусов перейдем в раздел Отчет по актам списания. Выбираем подразделение и период.
Акты списания должны иметь статус "1 очередь" и выше, иначе они не будут учтены в инвентаризации.
Если у актов статус Внесён, их необходимо подписать.

Чтобы подписать акты списания, необходимо перейти в раздел Акты списания на подтверждении.

Нажимаем на надпись Посмотреть, чтобы проверить правильность внесения актов.


Если есть возвраты, их также нужно подписать. В противном случае списание по возвратам не будет осуществлено. Для этого следует воспользоваться функцией Подтвердить 1 очередью.
Затем мы переходим к проверке приходных накладных, выбрав Отчет по приходным накладным.

Устанавливаем фильтры и выбираем временной период.
Выбираем следующие параметры:
  • формат отображения – по дням;
  • статус – необходимо указать все.


Все накладные должны быть внесены до начала инвентаризации. Накладные считаются внесенными, если находятся в статусе: Внесен/1 очередь/2 очередь/Бухгалтерия.


Переходим в раздел внутреннего перемещения.
Выбираем Отчет о накладных внутреннего перемещения и устанавливаем необходимый период.



Проверяем, что все внутренние перемещения подписаны. Для этого нужно проверить перемещения с настройками:
1) сначала перемещение с нашего подразделения;
2) затем перемещение на наше подразделение.



При необходимости подписываем накладную с помощью Биосмарт.


Затем необходимо проверить акты переработки.
Для этого переходим в подраздел Отчет по актам переработки. Все акты переработки должны иметь статус Подписан, иначе они не будут учтены при инвентаризации.

Для более наглядного восприятия рекомендуется просмотреть галерею фотографий ниже.


Только после полной проверки документов товарооборота создается инвентаризация в Системе учета.

Порядок проведения и виды пересчета
Промежуточный пересчет – это пересчет только продуктов, который осуществляется раз в неделю. Итоговый или полный пересчет проводится один раз в месяц.

Полный пересчет включает в себя следующие категории: продукты, упаковку, дезинфицирующие средства и расходные материалы.

Типы инвентаризаций могут варьироваться в зависимости от потребностей филиала. При проведении инвентаризации важно уточнять детали у территориального управляющего.

Обратите внимание, что промежуточные ревизии обнуляются в конце каждого месяца и не влияют на итоговый результат. Для расчета ежемесячного итога используются данные последней итоговой ревизии за месяц.

Алгоритм формирования инвентаризации в Системе учета представлен в видео, которое можно посмотреть ниже.
Видео по инвентаризации
Анализ инвентаризации
После завершения инвентаризации и подписания ее результатов осуществляется письменный разбор – анализ ревизии. В нем приводятся причины, вызывающие расхождения по продуктам или товарам.
Внесение правок в инвентаризацию после подписания директором
Если во время ежемесячной или итоговой ревизии была обнаружена ошибка после подписания отчета директором, важно уведомить об этом бухгалтера-ревизора и подтвердить факт ошибки при помощи фотографии или скриншота.

В случае с еженедельной ревизией исправление ошибок не требуется.
Разбор инвентаризации
Переходим к анализу инвентаризации.
Анализ инвентаризации представляет собой подведение итогов выполненной и подписанной директором инвентаризации.

Давайте рассмотрим несколько примеров. Для начала следует открыть утвержденную инвентаризацию.

Для этого нужно перейти в Отчет по инвентаризациям.
Указать Дату создания.
Выбрать Подразделение.
В графе Показывать результат проставить галочку.
Нажать кнопку Сформировать.


Нужно кликнуть по значку «Лупа» в правом углу страницы, чтобы перейти к результатам инвентаризации.


Чтобы отсортировать данные от наибольшего отрицательного значения до наибольшего положительного значения, нужно нажать на заголовок столбца – Результат ревизии (сумма).

Наша цель: выявить расхождения при ненулевых значениях.
На скриншоте можно увидеть значительные отрицательные и положительные значения для схожих продуктов, что указывает на наличие «пересорта» – ситуации, когда по схожим продуктам наблюдаются одинаковые излишки и недостачи.


Вероятно, в данной ситуации менеджеры смены не своевременно оформляли акты переработки в Системе учета и не переводили «филе лосося крупная нарезка» в «лосось обрезь» или «лосось жареный» с помощью актов переработки.

Кроме того, в некоторых роллах планировалось использование «лосося нарезка на 3/4», в то время как фактически использовалась позиция «филе лосося крупная нарезка». Этой ситуации можно было бы избежать при своевременном оформлении актов переработки.



После завершения инвентаризации, как промежуточной, так и полной, директору необходимо провести ее анализ в письменном виде. В этом анализе следует указать причины расхождений и предложить пути решения проблемы. Отчет нужно подготовить в формате Excel и предоставить территориальному управляющему.

Поиск возможных ошибок
Давайте рассмотрим еще пару примеров из результатов инвентаризации.


Если по позиции обнаружено расхождение, необходимо нажать на числовое значение в столбце Остаток расчетный (шт).



Открывается Отчет по движению товара.
Необходимо сравнить строки «Заявка» и «Приходная накладная».

Если результаты прихода от заявки значительно отличаются, следует проверить правильность внесения накладной в Систему учета.


При перерасходе товара, которого не должно было быть в фактическом использовании, но он присутствует в списке инвентаризации, необходимо нажать на Остаток расчетный (шт).


Произойдет переход в Отчет по движению товара.
Нужно нажать Сформировать.



Будут показаны блюда, в состав которых согласно калькуляции должен входить продукт «Базилик свежий».


Нужно кликнуть на значение в столбце Себестоимость за единицу, чтобы просмотреть, что на самом деле было включено в калькуляцию.


Таким образом, мы выявили ошибку в калькуляции блюда, в которое включается соус песто. Система учета списывала продукт «Свежий базилик» вместо «Соус песто».
  • Турбо

    После анализа ревизии необходимо предпринять меры и усилить контроль над проблемными областями.
Понравился материал?
Понравилось?