Дата накладной по документам - дата документа
Подразделение - подразделение, на которое была оформлена накладная. Можно “Выбрать все”, “Выбрать собственные филиалы” - те филиалы, у которых в настройке подразделения не стоит галочка Франшиза, “Выбрать франшизы” - те филиалы, у которых в настройке подразделения не стоит галочка Франшиза
Дата приема товара - дата приема товара, т.е. дата, когда товар поступил на подразделение
Дата и время внесения накладной - фильтр по дате внесения накладной
Дата статуса - выбираем нужный статус по оплате и даты присвоения статуса, например, если хотим увидеть, когда накладную затребовали на оплату или оплатили
Подразделение получения товара - фильтр по накладным, при внесении которых было указано подразделение получения товара
Контрагент - выставляем фильтр по контрагенту, если необходимо найти накладные определенного поставщика
Галочка исключить контрагента - если ее поставить, то гуляш исключит из поиска накладные по контрагенту, выбранному в фильтре выше
Формат - выбираем всегда “все”
№ накладной - поиск по номеру накладной, можно вносить частично, например, номер накладной УТП-18521/32, если ввести 18521 - накладная найдется, а также все накладные, содержащие этот номер
Статус - поиск по статусу накладной

• Внесен - присваивается при внесении накладной
• 1я очередь - присваивается при подтверждении накладной 1й очередью. Данный статус может отсутствовать, если в настройке убраны очереди потдверждения, либо присутствовать 2я очередь, 3я очередь и т.д., если в настройках приходных накладных проставлены доп очереди.
• Бухгалтерия - присваивается после подтверждения накладной Бухгалтерией. Это конечный статус после подтверждения всеми очередями.
• Внесено сразу бухгалтерией - статус присваивается при внесении накладной сразу бухгалтерией, т.е. без ручного подтверждения
• Отказано - присваивается при отказе накладной
• Не отказано - все накладные, кроме имеющих статус “отказан”

Оплата - фильтр по статусу оплаты

• Не оплачен - присваивается при внесении накладной
• Требует оплаты - при запросе накладных на оплату
• Подписан - подписанные накладные для оплаты
• Сделана платежка - на накладную сделано платежное поручение в банк
• Выгружена платежка - на накладную выгружено платежное поручение в банк
• Оплачен - оплаченные накладные
• Расход недействителен - если в отчете по контрагентам оплата аннулирована и переведена в статус “не действителен”

С категориями - фильтр по поиску накладных по выбранным категориям, чтобы фильтр сработал, необходимо обязательно поставить галочку
Без категорий - фильтр исключающий поиск накладных по выбранным категориям, чтобы фильтр сработал, необходимо обязательно поставить галочку
Отображение итогов по накладным - группирует накладные по поставщикам
Продукт - фильтр по товару в накладной
ID продукта - ID блюда (работает, если товар является блюдом, например, сок, его приходуют и эту же номенклатуру продают)
Некорректная накладная - ставя галочку, отобразятся накладные отмеченные как “некорректные”
Накладные без заявок - фильтр по накладным, к которым не привязана заявка поставщику
Не привязана к задолженности - фильтр по накладным имеющим/не имеющим связку с задолженностью (модуль договоров) или нет
Автоматические накладные - фильтр да/нет, что соответствует фильтрации накладных созданных руками или автоматически на основании внутреннего перемещения
Не привязанные расходы - фильтр по накладным для которых возможна привязка к платежам (расходам, которые попали в Гуляш путем загрузки банковской выписки)
Просрок внесения - можно выставить количество дней с просрочкой внесения, т.е. количество дней, на которое отличается дата накладной, от даты приема товара.
Просрок ошибки - можно выставить количество дней, которое накладная числится в статусе “некорректная”
Отсрочка оплаты Сушкоф - количество дней, оставшееся на оплату накладной. Отсрочка выставляется в карточке контрагента.
Отсрочка оплаты Жизньмарт - не используется
Отсрочка оплаты Фабрика - не используется
СБИС - фильтр по накладным из СБИС - да/нет, что соответствует фильтрации по накладным поступившим из СБИС или нет.
ЕГАИС - фильтр по накладным из ЕГАИС - да/нет, что соответствует фильтрации по накладным поступившим из ЕГАИС или нет.

Нажимаем “Сформировать”

После настройки фильтров будет сформирована таблица с накладными, рассмотрим все данные, которые можно увидеть и что можно сделать с накладной

Дата и время внесения накладной - дата и время внесения накладной, это не редактируемый параметр
Дата и время приема товара - дата принятия товара на подразделение
Дата накладной по документам - внесенная дата накладной
Отсрочка оплаты - сколько дней осталось до оплаты накладной. Если число с минусом, значит, уже идет просрочка оплаты
№ накладной - внесенный номер накладной
Просрок внесения - количество дней просрочки (количество дней, на которое отличается дата накладной, от даты приема товара)
Просрок ошибки - количество дней в статусе “некорректная”
Некорректная накладная - отметка корректности накладной да/нет. Если “да” - накладная некорректная, если “нет” - накладная корректная
Причина - причина, по которой накладная числится как “некорректная”
Электронная накладная - статус электронной накладной, отображается значок, при наведении на который будет описание “статуса”
ЕГАИС - статус накладной ЕГАИС, отображается значок, при наведении на который будет описание “статуса”
Автор - автор внесения накладной, если стоит “Система учета”, значит накладная поступила через ЭДО/ЕГАИС
Источник - источник внесения накладной (Заявка, EDI, ручное внесение)
Подразделение - подразделение, на которое внесена накладная
Подразделение получения товара - не используется
Плательщик - юридическое лицо плательщика
Контрагент - наименование контрагента
Юр. лицо контрагента - юридическое лицо контрагента
Категория - категория товара (присваивается только одна категория, две присвоить нельзя)
Статус - статус накладной. Для участия в товародвижении и корректном расчете себестоимости товаров, пф и блюд, необходимо, чтобы накладные были в статусе “бухгалтерия”. Если накладная внесена ошибочно, необходимо её отказать.
Сумма без НДС - сумма товаров по накладной без НДС
Сумма НДС - сумма НДС на товары в накладной
Сумма с НДС - конечная сумма товаров, в учетом НДС
Частично оплачено - сумма привязанной оплаты контрагенту к накладной
Последнее изменение - количество дней с последнего изменения накладной, если накладная не в статусе Бухгалтерия
Причина просрока внесения товаров - не используется
Накладная - скан/фото накладной, если она была прикреплена при создании

• Посмотреть - просмотреть накладную, а также переход в режим редактирования
• Документ для печати - бланк с наименованием товаров, количестве и сумме
• Предыдущие версии - история изменения накладной

Выгрузка в 1с - статус выгрузки накладной в 1С
Передан - не актуально
Оплата - статус оплаты
Непривязанные платежи - сумма существующих оплат контрагенту, не имеющих связку с договорами или накладными
Аванс по возвратным накладным - сумма за оформленные возвраты по накладным, с возможностью привязки ее к накладной (после привязки попадет в “частично оплачен”)

Если накладная привязана к задолженности, то в столбце справа можно будет увидеть задолженность и договор.

Самый правый столбик содержит в себе действия, необходимые для их оплаты. Разберем их далее в статье.

Если вам необходимо отредактировать накладную, необходимо нажать кнопку “Посмотреть”

Чтобы отредактировать другие данные “шапки”, например, подразделение или номер накладной, то необходимо нажать внизу страницы “Редактировать”. Если кнопки нет, возможно, что накладная уже в статусе Бухгалтерия и нужно ее отказать, а после внесения изменений, подтвердить обратно.

Чтобы накладная участвовала в расчете себестоимости, необходимо обязательно подтвердить ее бухгалтерией. 
После того, как накладную завели в Гуляш, по умолчанию ей присваивается статус “Внесен”, далее она подтверждается 1ой очередью, а затем Бухгалтерией.

*В настройках должности сотрудника, который вносит накладную, можно отметить внесение накладной сразу "бухгалтерией" - об этом рассказываем в статье
**Так же можно убрать очереди подтверждения, оставить только Бухгалтерию - об этом расскажем далее в разделе "Дополниельно"

Все возвратные накладные будут в Отчете по возвратным накладным

Если в Гуляше числятся расходы (Расчеты по контрагенту) без привязки к накладным или задолженностям или были возвратные накладные, то в отчете по накладным можно на эти суммы уменьшить сумму накладной для оплаты. Это актуально, если вы ведете все платежи через Гуляш, либо переводите в “оплачен” руками. 

Чтобы привязать платеж или аванс к накладной, необходимо кликнуть на сумму

У аванса по возвратным накладным сразу Гуляш отправит на страницу привязки, где необходимо выбрать накладные и привязать к ним сумму аванса

Привязанная сумма появится в столбике “Частично оплачено”. Если сумма покрывает сумму накладной, то она автоматически присвоит статус оплаты “Оплачен”. Если не покрывает, то накладная остается в том статусе оплаты, в котором она была. При формировании платежного поручения на накладную, оно будет сформировано на сумму остатка по оплате, т.е. сумма накладной минус сумма частичной оплаты.

Для оплаты накладной, она обязательно должна в статусе Бухгалтерия, иначе никаких действий по оплате Гуляш не позволить совершить.

Возможны 2 варианта оплаты:

Первый вариант - Вручную
Для этого сначала через кнопку действие (последний столбец) необходимо подписать накладную.

В столбце олата статус изменится на “Оплачен вручную“.

После того как накладные сформированы, необходимо нажать “Перевести в статус оплачен все платежные поручения”

Тут важно, что такие оплаты не попадут в “Отчет по контрагентам”, т.е. расход не создастся, нужно будет создавать его вручную.


Второй вариант - Через выгрузку подписанных накладных на оплату в банк. В этом случае накладные автоматически сменят статус на “Оплачен” после оплаты в банке и загрузки выписки из банка в Гуляш.

Для этого сначала через кнопку действие (последний столбец) необходимо подписать накладную.

Далее в отчете нужно настроить необходимые фильтры:

• Основные: выбрать подразделение, несколько подразделений или все
• Статус: Бухгалтерия;
• Оплата: Подписан.

После того как накладные сформированы, необходимо нажать “Выгрузить все платежные поручения”

Количество очередей до подтверждения бухгалтерией по умолчанию - количество очередей подтверждения до конечного статуса “бухгалтерия”. Если выставлено 1, то нужно накладную подтвердить 2 раза, один раз очередью и второй - бухгалтерией. Если удалить значение, то останется только 1 подтверждение - бухгалтерией.

Очередь подтверждения для запроса в ЕГАИС - не используем

Анализ поступления товара по поставщику за __ дней - выделение в накладной красным цветом номенклатуры, по которой не было поступления на филиал за последние N дней. Необходимо, чтобы случайно не поставить на приход похожие номенклатуры, например, Рис пф, вместо Рис товара.

Выделять при разнице цены более __% - при внесении накладной цена за единицу товара будет подсвечена красным, если будет расхождение с текущей себестоимостью более чем на заданный процент.

Также для каждого филиала можно настроить количество очередей подтверждения индивидуально

Отсрочка оплаты:
В случае необходимости контролировать срок оплат, нужно настроить отсрочку контрагента. Это делается в самой карточке контрагента в графе “Срок отсрочки”

После установки срока отсрочки, в отчете по накладным появится количество дней оставшееся на оплату накладной. Если цифра с минусом, значит уже пошла “просрочка” оплаты.