Goulash.tech
База знаний
Учет рабочего времени
10 мин
Продолжительность урока
Учет рабочего времени является одной из основных обязанностей работодателя. Он обязан фиксировать точное количество часов и дней, отработанных сотрудниками. Это необходимо для корректного расчета заработной платы, оформления документов по расходам на персонал, а также для распределения часов работы и отдыха.
Зачем отслеживать часы сотрудников?
Для расчета заработной платы сотрудников важно учитывать количество отработанных часов. Однако необходимо контролировать, чтобы сотрудники не задерживались на работе без необходимости.
Иногда сотрудники могут приходить на работу раньше или оставаться после окончания рабочего дня без веской причины. Это может отрицательно сказываться на общей производительности и привести к необоснованному увеличению расходов на зарплату.
Иногда сотрудники могут приходить на работу раньше или оставаться после окончания рабочего дня без веской причины. Это может отрицательно сказываться на общей производительности и привести к необоснованному увеличению расходов на зарплату.
Инструменты отслеживания
В системе Гуляш предусмотрены встроенные инструменты для учета и анализа рабочего времени сотрудников. Они позволяют административному персоналу контролировать своевременность прихода работников на смену, количество отработанных часов, начисление премий и депремий, а также вычеты за цеховое питание.
Чтобы воспользоваться этими инструментами необходимо пройти по следующему пути в Системе учета:
Работа сотрудников – Учет времени сотрудников.
Чтобы воспользоваться этими инструментами необходимо пройти по следующему пути в Системе учета:
Работа сотрудников – Учет времени сотрудников.
В данном разделе для анализа и учета будут применяться следующие подразделы:
- журнал прихода - ухода сотрудников;
- календарь рабочих часов;
- отчёт по графику работы.
Эти подразделы предназначены для сравнения запланированного рабочего графика работы с фактически отработанными днями и часами с помощью системы Гуляш.
Журнал прихода – ухода и Календарь рабочих часов.
В этих отчетах представлена информация о трудовом времени и количестве отработанных дней сотрудников, однако они отличаются друг от друга своими функциональным возможностям.
Календарь рабочих часов.
В некоторых ситуациях будет более удобно и наглядно воспользоваться инструментом.
Например, чтобы получить данные о цеховом питании, а также о депремировании или премировании сотрудников.
Например, чтобы получить данные о цеховом питании, а также о депремировании или премировании сотрудников.
Премия за заказы – это вознаграждение, определяемое управляющей компанией и выплачиваемое линейным сотрудникам за своевременное выполнение заказов. Важно учитывать, что в течение трех дней сумма премии может варьироваться, поскольку в этот период обрабатывается и формируется рейтинг NPS.
Отчет по графику работы.
Это отчет по отработанному времени сотрудников.
Он удобен для отслеживания случаев опозданий работников на смену.
Для этого необходимо выбрать Отчёт по графику работы, заполнить все обязательные поля и нажать кнопку Сформировать.
Он удобен для отслеживания случаев опозданий работников на смену.
Для этого необходимо выбрать Отчёт по графику работы, заполнить все обязательные поля и нажать кнопку Сформировать.
В нижней части страницы будут показаны фактические отметки сотрудников в Системе учета. Время, пропущенное при выходе на смену, будет выделено синим цветом.
Журнал прихода — ухода сотрудников.
Это раздел предназначен для случаев, когда необходимо посмотреть отметки прихода и ухода сотрудников.
Для этого нужно выбрать Журнал прихода – ухода сотрудников, заполнить соответствующие поля и нажать кнопку Сформировать.
Для этого нужно выбрать Журнал прихода – ухода сотрудников, заполнить соответствующие поля и нажать кнопку Сформировать.
Можно комбинировать и использовать разные инструменты контроля рабочего времени в зависимости от конкретных задач.
Как скорректировать рабочие часы сотрудников?
Обычно изменения в рабочих часах вносятся раз в месяц, но при необходимости можно согласовать более частые корректировки с территориальным управляющим.
Корректировки часов возможны лишь до закрытия табеля, который, как правило, закрывается бухгалтерией 3-4 числа месяца, следующего за расчетным.
Корректировки часов возможны лишь до закрытия табеля, который, как правило, закрывается бухгалтерией 3-4 числа месяца, следующего за расчетным.
Ситуации, требующие корректировки часов сотрудника:
1) если зафиксирована только одна отметка (уход или приход на смену);
2) если две отметки зафиксированы без учета времени (две отметки в Системе учета стоят по 0:00).
Директор сообщает территориальному управляющему о необходимости внесения изменений в рабочий график сотрудников на конкретные даты, указывая имя сотрудника и количество часов. В качестве подтверждения прилагаются скриншоты из Системы учета. Для подтверждения можно использовать данные как из журнала прихода – ухода сотрудников, так и из календаря рабочих часов.
Информацию необходимо предоставить до закрытия табеля.
1) если зафиксирована только одна отметка (уход или приход на смену);
2) если две отметки зафиксированы без учета времени (две отметки в Системе учета стоят по 0:00).
Директор сообщает территориальному управляющему о необходимости внесения изменений в рабочий график сотрудников на конкретные даты, указывая имя сотрудника и количество часов. В качестве подтверждения прилагаются скриншоты из Системы учета. Для подтверждения можно использовать данные как из журнала прихода – ухода сотрудников, так и из календаря рабочих часов.
Информацию необходимо предоставить до закрытия табеля.
Графики работы.
Когда необходимо делать графики работы? На какое время вперед планировать?
Графики работы формируются административным персоналом с учетом потребностей филиала и прогнозируемого товарооборота.
Как правило, сотрудники кухни предоставляют свои пожелания на следующую неделю, которые принимаются до пятницы включительно.
В субботу или воскресенье график вносится в систему Гуляш.
Обычно графики для сотрудников кухни составляются на неделю вперед.
Если создавать график в Excel, рекомендуется также внести его в систему. Это обеспечит использование всех функций системы Гуляш, включая возможность отслеживания опозданий сотрудников и закрытие доступов.
Как правило, сотрудники кухни предоставляют свои пожелания на следующую неделю, которые принимаются до пятницы включительно.
В субботу или воскресенье график вносится в систему Гуляш.
Обычно графики для сотрудников кухни составляются на неделю вперед.
Если создавать график в Excel, рекомендуется также внести его в систему. Это обеспечит использование всех функций системы Гуляш, включая возможность отслеживания опозданий сотрудников и закрытие доступов.
Как «поставить в график» сотрудников в СУ?
Чтобы открыть график работы, нужно пройти следующий путь:
Работа сотрудников – Учет рабочего времени – График работы.
Работа сотрудников – Учет рабочего времени – График работы.
В настройках необходимо указать период и подразделение, после чего нажать кнопку Сформировать.
Затем нужно навести курсор мыши на поле напротив дня, где появится знак «+» и нажать на него.
Далее следует выбрать запланированные рабочие дни, перемещая ползунок по шкале, которая определяет время начала и окончания смены. Затем необходимо нажать кнопку Добавить, чтобы завершить процесс внесения графиков в систему.
Составление графиков работы курьеров.
Работа с графиками курьеров намного проще. Система учета автоматически вычисляет необходимое количество курьеров для каждой смены и определяет временные интервалы работы, которые называются слотами. Каждую неделю директор или менеджер публикует сформированные Системой учета слоты, и курьеры могут выбрать себе смены в приложении. Если все слоты уже заняты, курьеру остается лишь выбрать из оставшихся свободных.
Курьеры самостоятельно планируют свое рабочее время без участия директора или менеджера. Однако, если курьеры перестают брать смены или курьеров на день не хватает, менеджер и директор вмешиваются в процесс составления графика.
Чтобы перейти в режим редактирования слотов, нужно следовать по следующему пути:
Работа сотрудников – Учет времени сотрудников – Планирование смен сотрудников.
Курьеры самостоятельно планируют свое рабочее время без участия директора или менеджера. Однако, если курьеры перестают брать смены или курьеров на день не хватает, менеджер и директор вмешиваются в процесс составления графика.
Чтобы перейти в режим редактирования слотов, нужно следовать по следующему пути:
Работа сотрудников – Учет времени сотрудников – Планирование смен сотрудников.
Затем нужно выбрать дату и тип кухни – Курьеры.
Открытые или опубликованные слоты — это слоты, которые доступны для выбора в курьерском приложении «Сотрудник СУ».
Рекомендуется публиковать слоты в определенные дни и время, чтобы курьеры имели представление о времени их открытия и могли своевременно выбрать себе смены.
Важно учитывать, что цвет слота изменяется в зависимости от его статуса.
Зеленый – свободен.
Желтый – занят.
Чтобы сделать слоты доступными, необходимо нажимаем кнопку Опубликовать слоты в приложении для водителей.
Перед публикацией слоты можно отредактировать, добавив паузы или сократив уже созданные слоты. Это необходимо для оптимизации расходов на оплату труда курьеров.
Внимание! Увеличить длину слотов невозможно. Их продолжительность задается системой.
Поэтому для повышения эффективности работы со слотами рекомендуется устанавливать коэффициент с запасом, опираясь на предполагаемую выручку. Например, можно увеличить коэффициент на 15%. Подробную инструкцию по этому алгоритму можно найти, нажав на кнопку.
Составление графиков работы для административно-управленческого персонала.
Обычно график составляется на месяц. Пожелания принимаются до двадцать пятого числа, а сам график должен быть внесен в систему до первого числа следующего месяца. При составлении графика необходимо учитывать производственные нужды.
Платежные ведомости и порядок начисления заработной платы.
Какие бывают ведомости? Какие бывают статусы у ведомостей?
Платежная ведомость - документ, используемый для выдачи заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности или других выплат работникам.
Ведомость может быть загруженной или незагруженной. Если она не отображается, это свидетельствует о том, что ведомость еще не была загружена в Систему учета.
Для работы с ведомостями следует воспользоваться следующим путем в Системе учета:
Зарплата – Заработная плата – Загруженные ведомости.
Также ведомости могут быть открытыми или закрытыми.
На представленном фото изображена открытая ведомость, поскольку в столбце Разрешение на выдачу денег указаны дата и ответственное лицо (финансовый контролер). Если же ведомость закрыта, в этом столбце будет указано значение «нет».
Ведомости обычно открываются:
1) для курьеров – раз в неделю,
2) для сотрудников кухни – раз в месяц.
1) для курьеров – раз в неделю,
2) для сотрудников кухни – раз в месяц.
Когда выкладывают ведомости.
Бухгалтерия публикует ведомости в день выплаты заработной платы.
Закрытие расчетного периода (месяц).
Табель для работников управляющей компании закрывается 3-4 числа месяца, следующего за расчетным.
Табель не может быть изменен, если бухгалтер расчетного счета уведомил о его закрытии.
Табель не может быть изменен, если бухгалтер расчетного счета уведомил о его закрытии.
Периодичность и сроки выдачи заработной платы по трудовому договору.
Все линейные сотрудники и административный персонал обязаны быть официально трудоустроены в соответствии с Трудовым кодексом РФ (по трудовому договору). Единственное исключение составляют сотрудники доставки, которые работают на основании статуса самозанятых.
В нашей компании выплаты по трудовому договору осуществляются дважды в месяц:
Уточнять порядок начисления премиальной (переменной) части необходимо у руководителя.
Выплата стипендии по ученическому договору производится один раз в месяц. Оплата осуществляется в середине следующего месяца за предыдущий.
Например, если Иванов Иван Иванович отработал все смены в апреле, то расчет будет произведен в середине мая. В данном случае оплата считается стипендией, а не зарплатой.
В нашей компании выплаты по трудовому договору осуществляются дважды в месяц:
- аванс в конце месяца за отработанное время в первой половине месяца (с 1-го по 15-е число);
- заработная плата – в середине следующего месяца за отработанный период во второй половине предыдущего месяца.
Уточнять порядок начисления премиальной (переменной) части необходимо у руководителя.
Выплата стипендии по ученическому договору производится один раз в месяц. Оплата осуществляется в середине следующего месяца за предыдущий.
Например, если Иванов Иван Иванович отработал все смены в апреле, то расчет будет произведен в середине мая. В данном случае оплата считается стипендией, а не зарплатой.
Периодичность и сроки выплат самозанятым сотрудников.
Как упоминалось ранее, сотрудники доставки оформлены в компании как самозанятые. Выплаты производятся за недельный период. Платежи осуществляются на неделе, следующей за отработанной. Дни выплат, как правило, четверг и пятница.
Понравился материал?
Переходим к следующей теме!
Goulash