ДДС — это отчет о движении денежных средств. Он показывает, сколько денег фактически пришло в компанию и сколько было потрачено за выбранный период.

В отчете можно видеть поступления на расчетный счет, безналичные оплаты, онлайн-оплаты, СБП, инкассацию, комиссии, расходы и остатки по счетам. Эти данные помогают понимать реальную финансовую картину: какие деньги уже поступили, куда они были потрачены и сколько осталось.

Чтобы отчет формировался корректно, сначала нужно выполнить подготовительные настройки: проверить юридические лица и расчетные счета, настроить статьи расходов, правила распознавания банковской выписки, загрузить выписку и проверить распределение приходов и расходов.

После первичной настройки отчет не нужно собирать вручную: система будет подтягивать данные из разных разделов и складывать их в нужные строки отчета.

Настройка отчета ДДС может выглядеть объемной, потому что перед созданием самого отчета нужно подготовить несколько связанных разделов: юридические лица, расчетные счета, категории расходов, правила распознавания выписок и показатели отчета.

Но все эти настройки выполняются только единожды. Далее, для просмотра ДДС потребуется только загрузить банковскую выписку за нужный период.

Ниже коротко расписаны шаги, которые нужно пройти для первичной настройки отчета.

Первый шаг — проверить, что в системе корректно заведены юридические лица компании.
Юридическое лицо нужно для того, чтобы система понимала, кому принадлежат расчетные счета и по какому юрлицу проходят движения денег.

Если юридические лица уже созданы, их нужно проверить. Если нет — создать новые. Для создания перейдите в раздел Справочники → Юридические лица и нажмите Создать в правом верхнем углу.

Заполните поля:
Юридическое лицо - полное наименование юр.лица/ИП;
ОГРН - укажите ОГРН;
ИНН - укажите ИНН;
КПП - укажите КПП юр.лица, если у вас ИП, то оставляем поле пустым;
Юридический адрес - пропишите юридический адрес в соответствующих полях;
GLN-код - заполните GLN юридического лица. Если ЭДО не используется, оставьте поле пустым;
Участвовать в отчете по остаткам - установите галочку, если планируется загрузка банковских выписок и ведение отчета по движению денежных средств;
Физ. лицо - установите галочку, если у вас ИП;
Франшиза - установите галочку, если юридическое лицо будет использоваться для подразделений, которые относятся к франшизе. Это важно для корректного учета и оформления внутренних перемещений продуктов между подразделениями;
Система налогообложения - выберите систему налогообложения;
Ставка НДС - укажите ставку НДС;
Рассчитывать остаток по расчетному счету с - Укажите дату, с которой нужно рассчитывать остатки по расчетному счету. Актуально, если стоит галочка «Участвовать в отчете по остаткам».

После того как все описанные выше поля заполнены, нажмите Сохранить. Вас вернет на страницу с юридическими лицами.

Переходим к добавлению расчетного счета. Для этого нажмите Расчетный счет напротив ранее созданного юридического лица. Если счетов несколько, добавьте каждый счет отдельно.

Заполните поля:
Наименование - название банка, которое будет отображаться в системе;
Номер расчетного счета - номер расчетного счета без пробелов и точек;
БИК
Кор. счет
Банк - полное наименование банка. Оно будет использоваться при создании платежного поручения;
Рассчитывать остаток по расчетному счету с - укажите дату, с которой система должна начать расчет остатка по счету. Заполняется, если планируется загрузка банковских выписок и ведение отчета ДДС;
Начальный остаток по расчетному счету - кажите сумму, которая была на счете на начало дня, выбранного в поле «Рассчитывать остаток по расчетному счету с». От этой суммы система начнет рассчитывать дальнейший остаток;
Использовать по умолчанию - установите флажок для расчетного счета, который должен автоматически подставляться при создании платежных поручений. Если у юридического лица несколько счетов, другой счет можно будет выбрать вручную;
Франшиза - установите флажок, если расчетный счет относится к франшизному филиалу. Это важно для корректного учета внутренних перемещений между подразделениями;
Номинальный счет - не используется.

После того как все описанные выше поля заполнены, нажмите Сохранить.

Далее юридическое лицо и расчетный счет нужно связать с подразделением.

Это нужно для корректного распределения денег по филиалам. Когда в систему загружается банковская выписка, Гуляш должен понимать, к какому подразделению относится конкретный приход или расход.

Если отчет ДДС нужно формировать отдельно по каждому подразделению, важно, чтобы у подразделений были разные юридические лица или отдельные расчетные счета. Иначе приходы и расходы могут попадать на один филиал.

Для привязки перейдите в раздел:
Справочники → Подразделения → редактирование нужного подразделения
в правом боковом меню выберите Юридические лица
в открывшемся окне также в правом боковом меню выберите Добавить юридическое лицо
Далее:
1. В правом боковом меню выберите Юридические лица;
2. В открывшемся окне также в правом боковом меню нажмите Добавить юридическое лицо;

3. Заполните поля:
Юридическое лицо - выберите нужное юридическое лицо из выпадающего списка;
Бренд - выберите бренд. Если в системе один бренд, поле не будет отображаться, как на скриншоте выше;
Расчетный счет - выберите расчетный счет, который нужно привязать к подразделению;
По умолчанию - установите флажок для юридического лица и расчетного счета, которые должны использоваться для подразделения по умолчанию;
Активный - установите галку, чтобы привязка была активной;
Франшиза - установите галку, если подразделение относится к франшизным. Это важно для корректного учета внутренних перемещений продуктов между подразделениями;
Автоопределение подразделения в парсере банковских платежек - установите галку, если при загрузке банковской выписки приходы и расходы по указанному расчетному счету должны автоматически относиться к данному подразделению.

После того как все описанные выше поля заполнены, нажмите Создать.

Если у юридического лица несколько расчетных счетов, каждый счет нужно привязать к подразделению отдельно. Для этого повторите добавление юридического лица и каждый раз выбирайте нужный расчетный счет.

После настройки юридических лиц и счетов нужно подготовить категории расходов.
Категории расходов — это будущие статьи отчета ДДС. Например:

• продукты;
• аренда;
• коммунальные услуги;
• зарплата;
• хозтовары;
• маркетинг.

Категории нужны для того, чтобы расходы из банковской выписки попадали не просто в общий список, а в понятные строки отчета.

В этом же разделе настраиваются контрагенты — поставщики и организации, которым вы оплачиваете товары или услуги. Контрагента нужно связать с категорией расхода, чтобы система понимала, куда отнести платеж из банковской выписки.
Например, если контрагент — поставщик продуктов, его можно отнести к категории Продукты. Если это арендодатель — к категории Аренда.

Для создания категорий переходим в раздел
Справочники → Контрагенты

Создайте папки по всем категориям расходов, которые хотите видеть в отчете ДДС. Доя этого нажмите + в левом верхнем углу списка контрагентов, как показано на скриншоте выше.

Если нужно детализировать расходы внутри категории, создайте вложенные папки.
Например, внутри категории Коммунальные услуги можно создать отдельные папки: электричество, отопление, вода, вывоз мусора.

Это нужно, чтобы в отчете ДДС видеть не только общую сумму по коммунальным услугам, но и расходы по каждой услуге отдельно.

Чтобы создать вложенную папку, сначала выберите родительскую категорию, например Коммунальные услуги, и только после этого нажмите +. Новая папка будет создана внутри выбранной категории.

Контрагент — это компания или ИП, с которым организация проводит платежи: кому она платит деньги или от кого получает оплату. Например, при оплате коммунальных услуг контрагентом может быть управляющая компания

Заполните поля:
Контрагент - внутреннее наименование контрагента.
Для юридических лиц указываем только наименование компании без кавычек и без ООО, ЗАО, ОАО и т.д.
Для индивидуальных предпринимателей указываем ИП.
Например: Весёлые энтузиасты, ИП Иванов Иван Иванович.
Работает под брендом - название бренда, под которым работает контрагент. Например: Ивановские колбасы
Эл. почта(ы) контрагента - email поставщика. Заполните, если заявки на поставку должны отправляться поставщику на почту
Сайт - если сайта нет, укажите «нет»
Тип поставок - выберите тип поставок: товар и/или услуга
Категория расхода - В правой части окна выберите одну или несколько категорий из списка. Чтобы выбрать несколько категорий, зажмите Ctrl и отметьте нужные категории. Выбранные категории подсвечиваются голубым цветом.
Важно: выбирайте именно конечную категорию, а не общую папку. Например, если расход нужно отнести к воде, выберите Вода, а не общую папку Коммунальные услуги (при условии, если ранее вы создали подпапки).
Контрагент участвует в зарплате по ведомостям - работа функции в процессе описания.

После заполнения полей нажмите Создать. Вас вернет на страницу с контрагентами.

Но таких контрагентов нужно проверить и отредактировать. В категории Все категории найдите нужного контрагента и нажмите на значок редактирования.

• назначить категорию расхода;
• указать бренд, под которым работает контрагент;
• заполнить сайт;
• снять флажок Новый.

Если одному контрагенту оплачивают разные услуги, настройте автоопределение по назначению платежа.
Например, одному контрагенту могут платить и за аренду, и за коммунальные услуги. Система будет смотреть на текст платежа и сама выбирать нужную категорию расхода.

Для настройки автоопределения перейдите в режим редактирования контрагента и в правом боковом меню выберите Автоопределение.

Заполните поля:
Категория - выберите категорию расхода, которая должна определяться автоматически
Текст в платежном поручение - укажите слово, фразу или номер договора, которые всегда встречаются в назначении платежа по этой услуге. По этому тексту система поймет, к какой категории отнести расход.
Например, если в платежах за аренду всегда есть фраза аренда по договору №15, укажите эту фразу для категории Аренда;
Пропускать отчет Платежи не из системы учета - не используем.

После заполнения полей нажмите Сохранить.

Далее становятся доступны ряд действий:

• Обновить новые платежи - обновить категории только у тех платежей, которые сейчас не распределены по категориям.
• Обновить категории и всех приходов/расходов - система пересчитает категории у всех платежей, которые подходят под настроенные условия, даже если категория уже была назначена ранее.

Второй вариант стоит использовать, если вы изменили правила распределения. Например, раньше платежи по контрагенту попадали в категорию Коммунальные услуги, а теперь часть платежей нужно относить к категории Аренда по тексту назначения платежа. После обновления система заново проверит подходящие платежи и назначит им категории по новым правилам.

Эта настройка нужна, чтобы после загрузки банковской выписки Гуляш автоматически распределял поступления по нужным типам.
Система смотрит на назначение платежа и по ключевым фразам определяет, что это за операция: безнал, онлайн-оплата или СБП, инкассация, комиссия.
После этого поступления попадают в отчет уже с правильным типом. Например, оплаты через терминал попадут в безнал, онлайн-оплаты — в онлайн, а внесение наличной выручки на счет — в инкассацию.

Настройка находится в разделе:
Настройки → Настройки для парсера файлов
Указать фразы нужно для следующий типов:

Ключевые фразы нужно брать из назначения платежа в банковской выписке.

Для этого откройте выписку и найдите слова или фразы, которые повторяются в операциях одного типа. Например, одинаковый текст в поступлениях по эквайрингу или онлайн-оплатам.

Найденную фразу можно добавить в пустое поле. Если в настройках уже есть фраза, которая вам не подходит, ее можно удалить и заменить на нужную. поле Вычитать дней поставьте 0 или оставьте поле пустым.

Если в назначении платежа есть данные, которые меняются, например номер договора, филиала или операции, переменную часть можно заменить символом * (звездочка).

Пример:

После того как юридические лица, расчетные счета, категории расходов и правила распознавания выписки настроены, можно загружать банковскую выписку.
Она нужна, чтобы система получила фактические движения денег по расчетному счету: поступления, расходы, комиссии и остатки.

1. Для начала скачайте выписку из банка в формате TXT или 1С.

Перед загрузкой проверьте, как банк формирует остатки по счету.
— Если банк показывает остатки на начало и конец каждого дня, можно загружать выписку сразу за период.
— Если банк показывает только общий остаток на начало и конец всего периода, лучше скачивать и загружать выписки по дням. Иначе в системе не будет полной картины по остаткам внутри выбранного периода.

Ниже привели примеры:

2. После того, как файл выписки подготовлен, загрузите его в систему, перейдя в раздел Учет расходов → Загрузка выписок из банка.

Если выписка загружена успешно, система покажет статус «ок» и сформирует отчет по последней загруженной выписке.

Если загрузка не прошла, система покажет ошибку. В этом случае нужно вернуться к настройкам расчетного счета у юридического лица и проверить, корректно ли заполнены данные счета.

После загрузки банковской выписки важно проверить, как система распределила поступления и расходы.
Это важно чтобы понимать, насколько корректным будет отчет ДДС. Если поступление попало не в тот тип или расход остался без категории, в отчете будут некорректные суммы: часть денег может попасть в прочее, а часть расходов — остаться нераспределенной.

Проверка распределения помогает убедиться, что деньги из выписки попали в нужные строки отчета: безнал, онлайн-оплаты, СБП, инкассация, комиссии, аренда, зарплата, коммунальные услуги и другие категории.


Для проверки переходим в раздел Учет выручки → Новый отчет по поступлению денег. Все поступления на расчетный счет попадают именно в этот отчет.

В фильтрах поставьте галку Отображать назначение, нажимаем кнопку Загрузить отчет.

На что необхожимо обратить внимание:

1. Дата смены
Сравните даты из колонки Дата смены и ту, что в колонке Назначение. Если дата смены не подтянулась или определилась неверно, нужно проверить настройки распознавания даты смены для безнала или инкассации.
(подробнее в разделе 5)

2. Комиссия
Проверьте, корректно ли определилась комиссия по операциям эквайринга.
Если комиссия не попала в нужный столбец, проверьте настройки распознавания комиссии по фразам из назначения платежа. (подробнее в разделе 5)

3. Платежи с типом Прочее
Обратите внимание на платежи с типом Прочее.
Если платеж попал в Прочее, но вы понимаете, исходя из колонки Назначение, что это должен быть безнал, онлайн-оплата или инкассация, значит, системе не хватило правил для распознавания выписки.

В этом случае нужно вернуться к настройкам распознавания банковской выписки и проверить, добавлены ли нужные фразы для определения: безнала, онлайн-оплат и инкассации.

Все расходные операции из банковской выписки можно проверить в разделе:
Учет расходов → Расчеты по контрагенту
Здесь нужно проверить, какие расходы получили категорию, а какие остались нераспределенными.


1. Сначала проверим категории расходов, которым были присвоены категории. Для этого установите фильтры:
- Дата платежа;
- Отображать назначение - Да;
- Нераспределенные расходы - Нет.

В таком отчете будут платежи, которым уже присвоена категория. Вам нужно проверить, что категории определились корректно. Например:
Платежу по оплате аренды присвоена категория Аренда
По оплате воды: Категория → Вода
По оплате поставщику продуктов: Категория → Продукты

Если расход попал не в ту категорию, проверьте карточку контрагента (подробнее в контрагентах). Возможно, у него выбрана неверная категория или не настроено автоопределение по назначению платежа.

2. Теперь установите фильтры:
- Дата платежа;
- Отображать назначение - Да;
- Нераспределенные расходы - Да.

В этом отчете будут платежи, которым категория не была присвоена. Обычно это происходит, если:

• контрагента еще не было в системе;
• контрагент был создан автоматически при загрузке выписки;
• в карточке контрагента не указана категория расхода;
• для контрагента не настроено автоопределение по назначению платежа.

Чтобы исправить ситуацию, откройте карточку контрагента и заполните недостающие данные: категорию расхода, бренд, сайт и другие необходимые поля.
После исправления можно повторно загрузить выписку или присвоить категорию вручную через кнопку редактирования.

На этом этапе мы создадим сам отчет ДДС и соберем его структуру: добавим разделы, настроим строки отчета и укажем, из каких источников система должна брать данные для расчета каждой строки.

Перейдите в раздел:
Показатели работы → Настройка отчетов по показателям работы
Откроется список уже созданных отчетов.
Чтобы создать новый отчет, в правом боковом меню нажмите Создать.

Готового универсального отчета ДДС в системе нет, потому что структура отчета может отличаться у разных компаний. Поэтому отчет создается вручную под вашу логику учета: какие приходы, расходы, комиссии и остатки нужно видеть.

Название отчета - укажите понятное название, например ДДС или Отчет ДДС;
Категория- необязательное поле. Можно использовать, если отчетов много и их нужно сгруппировать;
Доступ к отчету - выберите сотрудников, должности или пользователей, которым будет доступен отчет. Если не указать, кому доступен отчет, пользователи не смогут его открыть. Поэтому на этом шаге важно сразу выбрать должности или конкретных сотрудников, которые будут работать с отчетом.;
Подразделения - выберите нужные подразделения, если отчет должен формироваться только по ним. Если отчет нужен по всем подразделениям, ничего не выбирайте;
Объединять подразделения - не используем;
Предформировать - включите, если отчет большой и тяжелый. Тогда он будет пересчитываться заранее, а при открытии пользователь увидит уже сформированный результат.

Нажмите Создать.

После создания, появится раздел Показатели. В нем нужно настроить структуру отчета
путем создания разделов — крупных блоков, в которые затем добавляются строки с показателями.
Например: Выручка, Поступления на расчетный счет, Расходы, Комиссии, Остатки, Итоги
Чтобы добавить раздел, нажмите Добавить заголовок.

Разделы нужны для того, чтобы отчет был понятным и удобным для чтения. Без разделов все показатели будут идти одним списком, и в большом отчете будет сложно ориентироваться.

После того как вы напишите Наименование показателя, откроется раздел с настройками показателя. Первым делом нужно выбрать Источник данных:

Это место, откуда система будет брать информацию для расчета. Источник выбирается по смыслу показателя.
Если нужно посчитать выручку — выбираем Отчет по заказам.
Если нужно показать поступления на расчетный счет — Новый отчет по поступлению денег.
Если настраиваем расходы по категориям, например аренду или коммунальные услуги, — Расход по категориям.
Если нужны расходы наличными — Отчет по расходам менеджеров доставки.

После выбора источника нужно проверить фильтры. Они нужны, чтобы в показатель попали не все данные из выбранного источника, а только нужные операции. Например, источник Новый отчет по поступлению денег содержит разные типы поступлений: безнал, онлайн, СБП, инкассацию и прочие приходы. Если настраивается показатель Безнал, в фильтре нужно выбрать тип прихода Безнал. Если настраивается показатель Онлайн, нужно выбрать тип прихода Онлайн.

То же самое с расходами. Источник Расход по категориям содержит разные категории расходов. Чтобы создать показатель Аренда, в фильтре нужно выбрать категорию Аренда. Если фильтр не настроить, в показатель могут попасть лишние данные: например, вместо аренды система посчитает все расходы, а вместо безнала — все поступления на расчетный счет.

Но не для каждого показателя фильтр обязателен. Если нужна общая сумма, например общая выручка по всем заказам, показатель можно оставить без дополнительных фильтров.


После настройки источника и фильтров система покажет, какие данные можно использовать в расчете.
Например, в Отчете по заказам есть разные суммы: сумма заказа, скидки, НДС, сервисный сбор, сумма к оплате. Поэтому недостаточно просто выбрать источник — нужно еще указать, какое именно значение брать. Для выручки обычно выбирают К оплате.

Это значение добавляется в поле Расчет показателя. Несмотря на название, расчет не всегда означает сложную формулу. Иногда это просто одна переменная, которую нужно вывести в отчет.
Например: Выручка = {Отчет по заказам.К оплате}

Формула нужна, если показатель состоит из нескольких частей. Например, чтобы посчитать Итого приходы, сначала нужно сложить отдельные показатели Выручка, Приходы менеджеров и Поступления на расчетный счет.

При этом набор переменных в формуле может отличаться. Он зависит от того, какие показатели и источники данных настроены в конкретном заведении.

Ниже поделимся с вами рекомендациями по настройке показателей:
— Чтобы созданный показатель можно было использовать в других расчетах, включите настройку Добавить показатель в источники данных.
— Если показатель нужен только для промежуточного расчета и не должен отображаться в отчете, включите Не показывать в отчете. Так можно использовать его внутри формул, но не перегружать отчет лишними строками.
— Включайте настройку Делать ссылку на источник. Тогда из отчета можно будет перейти к данным, из которых рассчиталась сумма. Это удобно, если нужно проверить, почему в строке отображается именно такая цифра.

Ниже представлено описание каждого поля для настройки:

Настройки оформления отчета - при необходимости добавьте условия оформления. Например, выделить значение красным, если оно меньше определенного значения
Делать ссылку на источник - установите флажок, чтобы из отчета можно было перейти к данным, из которых рассчитан показатель. Это удобно для проверки сумм
Отображение графика - выберите, нужно ли строить график по этому показателю. Если график не нужен, оставьте значение «Нет»
Добавление столбца с итогами - выберите, нужно ли добавлять итоговый столбец по этому показателю. Если итог не нужен, оставьте значение «Не добавлять итоги»
Включать данные в календарь рабочих часов - используйте только для показателей, которые должны учитываться в календаре рабочих часов. Для обычных строк отчета ДДС это не требуется
Показать столбец с итоговым результатом (суммой), если проставлена галочка выше - установите галку, если нужно дополнительно показать итоговую сумму по показателю
Считать показатель отдельно по каждому подразделению из фильтра - установите флажок, если отчет формируется по нескольким подразделениям и значение нужно считать отдельно для каждого из них
Подразделения - выберите подразделения, если показатель должен считаться только по конкретным филиалам. Если ограничение не нужно, поле можно не заполнять
Источники данных - выберите источник, откуда система должна брать данные для расчета. Это обязательная настройка: именно источник определяет, какие данные попадут в показатель

Подробнее о настройке показателей можно ознакомиться в статье.