Работа с заявками поставщикам

2 мин

02 июля 2026

7 мин

Введение в процесс настройки закупа

Для того, чтобы оформлять заявки поставщикам через Гуляш, необходимо сделать несколько настроек:

1. Контрагентов: На первом этапе важно определить поставщиков, которым будете отправлять заявки и настроить их в Гуляше.

2. Номенклатура закупа: После выбора контрагентов необходимо сформировать перечень товаров и услуг, которые будут закупаться и настроить их.

3. Настройка телеграм-бота для приема заявок: Для упрощения работы с внесением приходных накладныъ необходимо настроить телеграм-бота, который будет формировать накладную на основании заявки.

4. Оформление заявки поставщику в Гуляше: Настроить процесс оформления заявки и отправки ее поставщику.

5. Прием накладной от поставщика: Наконец, необходимо организовать процесс приема накладной от поставщика в Гуляше. Это включает в себя проверку соответствия товаров и услуг, а также их учет.

Теперь обо всем по порядку!

Настройка контрагентов

Для добавления нового контрагента необходимо перейти в “Справочники” и далее в разделе “Закуп и товарооборот” нажать “Контрагенты”. Непосредственно перед добавлением нового контрагента нужно создать категории, которые будут иллюстрировать картину расходов.

Чтобы добавить нового контрагента нажимаем “Создать контрагента” в правом верхнем углу. На обновленной странице заполняем следующие поля:

1. Контрагент – прописываем внутреннее наименование контрагента таким образом, чтобы в последующем было понятно и удобно искать имя в документах. Например, “ИП Иванов И.И.”.

2. Работает под брендом – прописываем наименование бренда. Например, “Ивановские колбасы”.

3. Эл. почта(ы) контрагента – добавляем электронную почту/ы поставщика на которую будет отправляться заявка.

4. Сайт – прописываем либо сайт поставщика, либо слово “нет”.

5. Тип поставок – выбираем тип поставок. Это может быть “товар” или “услуга”.

6. Категория расхода – из списка категорий справа выбираем необходимую категорию (или несколько в случае, если это требуется). Обращаем внимание, что нужно выбрать конечную категорию, а не наименование папки. Выбранная категория будет подсвечена голубым цветом.

7. Нажимаем Создать.

Подробнее о создании контрагентов можно ознакомиться в статье

Создание мест закупок

Создаются для удобства оформления заявок по местам хранения. Т.е. при оформлении заявки продукты будут отображаться не единым списком всех товаров, а по местам хранения.

На каждое подразделение создается своя схема. Для создания переходим в Справочники -> Подразделения, заходим в подразделение и справа выбираем "Схема хранения продуктов для закупа"

Настройка схем хранения для закупа является не обязательной, но если вы хотите настроить, то необходимо заполнить схемы в Подразделении.

На каждое подразделение создается своя схема. Для создания переходим в Справочники -> Подразделения, заходим в подразделение и справа выбираем "Схема хранения продуктов для закупа"

Для добавления схемы справа в операциях нажимаем Создать, прописываем название и добавляем необходимые продукты.

Создание номенклатуры закупа

Создание номенклатуры закупа необходимо для настройки продукции, которая будет получена от поставщика. Для этого мы настроим саму номенклатуру, чтобы она стала доступной для участия в закупе, а также отдельно настроим номенклатуру закупа.

Добавление позиций номенклатуры в номенклатуру закупа:
ШАГ 1. Для оформления заявки поставщикам необходимо, чтобы номенклатура товара была отмечена для номенклатуры закупа. Для этого в номенклатуре Справочники - Номенклатура проставляем галочку "номенклатура закупа".

ШАГ 2. Чтобы не проставлять галочку к каждой позиции можно воспользоваться режимом редактирования. Для этого:

Выбираем категорию в меню сверху.
Нажимаем на Режим редактирования.

3. Отмечаем галочкой все позиции в категории или выбираем необходимые.
4. Кликаем в поле Участвует в номенклатуре закупа.

5. Выбираем "Да", нажимаем Сохранить.

6. В нижней части экрана нажимаем Сохранить изменения.

Для настройки номенклатуры закупа переходим в Справочники - Номенклатура закупа.

В открывшемся окне будут видны категории номенклатур и позиции у тех, у которых стояла галочка Участвует в номенклатуре закупа.

4. Для добавления информации о поставщике кликаем на нужную категорию или в фильтре выбираем товар введя его в поле Наименование, далее справа от необходимой позиции нажимаем Редактировать (карандашик).

5. Далее нажимаем Добавить производителя и прописываем название и артикул (их может быть несколько) как у поставщика.

Артикул – это код, который продавцы используют для идентификации и учета своих товаров и их вариантов. Он может состоять из любых комбинаций букв, цифр и символов.

Указываем "Производитель (Артикул)" (раскрываем Дополнительную информацию)

6. Далее нажмите Добавить поставщика (может быть несколько поставщиков):

Заполните информацию в полях по контрагенту:

- Выберите поставщика
- Подразделение куда будет совершена поставка. Если ничего не выбрать, то будет действовать на все подразделения.
- Поставьте галочку "Блюдо", если позиция является самостоятельным блюдом в меню
- Укажите статус поставщика:

Активен - можно возить через этого поставщика.
Возить через основного поставщика - если текущий поставщик является резервным.
Не возить - если не планируете заказывать у этого поставщика.

- Склад - не используем
- Выбираем ставку НДС поставщика на товар
- Отправлять в штуках - отмечаем для штучного товара. Если товар весовой, то галочка не нужна

Фасовка:
Для добавления фасовки нажимаем слева на плюсик и добавляем фасовку товара (если весовой товар, например, огурцы, то добавляем 1), цену за единицу измерения или фасовку. Остальное не заполняем.

При необходимости вы можете добавить несколько поставщиков, для этого нажмите на соответствующую кнопку.

Далее нажимаем Сохранить.
Подобные манипуляции необходимо проделать с каждой позицией номенклатуры закупа, по которой планируется оформлять заявки через Гуляш.

Создание телеграмм-бота, принимающего заявки

Как настроить бота и зачем он нужен?

Бот для работы с накладными через Телеграм используется для удобства, так как не всегда у сотрудника принимающего товар на филиале есть возможность находиться у компьютера в момент приёмки, а вот телефон всегда под рукой.

Чтобы настроить бота необходимо:
1. Создать любую группу в Телеграмм
2. В созданную группу нужно добавить бота, которого вы используете для авторизации в Телеграм для своих сотрудников, а так же сотруднииков, которые будут вносить накладных через бота. У сотрудников обязательно должна быть привязана учетная запись в Гуляше к учетной записи в телеграме. Для этого необходимо "Подключить телеграмм" в Гуляше

Подробнее с настройкой и работой с ботом можно ознакомиться в инструкции

Прием заявок через приложение ТСД

В системе есть возможность принимать и вносить накладные через специальное приложение - ТСД. Подробнее об этом написали в статье.

Оформление заявки поставщику из системы

1.Переходим в Товарооборот - Оформить заявку поставщику.

2. Выбрать подразделение, поставщика или несколько поставщиков, можно выбрать продукт или категорию, указать дату или поставить галочку на “ближайшая доставка” и нажать сформировать.

При формировании заказа можно ориентироваться на график поставок. Посмотреть актуальный можно в "Таблице закупа".
Также можно просто нажать сформировать, и тогда откроется весь список продуктов и поставщиков.

3. После нажатия кнопки сформировать, формируется заявочный лист:

Если товар может имеет вложенность в упаковку или минимальный вес, то необходимо указать количество полных коробок.
При расчете ориентируемся на колонку "Количество в ед.измерения", здесь указано общее количество товара в минимальных единицах
При проверке - обращаем внимание на единицы измерения и фасовку товара. Заказать можно в кг, граммах или штуках.

Очередь поставщика

Для каждого поставщика определена очередность заказа:
1-ая очередь - самый оптимальный поставщик по соотношению цены и качества
2-ая очередь - соотношение цены и качества хуже, чем у поставщика первой очереди
3-ая очередь - поставщик с менее привлекательными условиями

Отправка заявки

При нажатии Отправить все сохраненные заявки отправляются на почту поставщикам. Нажимать нужно только 1 раз.

Проверить статус заявки

Для того, чтобы посмотреть статус заявки необходимо перейти на вкладку Товарооборот > Отчет по заявкам

Для проверки статуса заявки необходимо выбрать:
- Подразделение,
- Контрагента,
- Дату оформления,
- Дату привоза заявки.
Статус заявки отражается с учетом ответа.
Тут мы можем увидеть планируемую дату отгрузки, статус и автора заявки
Заявку при необходимости можно отредактировать.
После редактирования заявки, заявка сохраняется и повторно отправляется поставщику на почту.

Порядок приемки номенклатуры от поставщика

В этой статье мы подробно расскажем об этом.

Турбо

На этом все!

Goulash