Goulash.tech
База знаний
Работа с заявками поставщикам
2 мин
Продолжительность урока
Введение в процесс настройки закупа
В современном бизнесе эффективное управление закупками является ключевым аспектом для обеспечения стабильности и роста компании. Для оптимизации данного процесса необходимо настроить следующие элементы в Гуляше:

1. Контрагентов: На первом этапе важно определить поставщиков, которым будете отправлять электронные заявки и настроить их в Гуляше.

2. Номенклатура закупа: После выбора контрагентов необходимо сформировать перечень товаров и услуг, которые будут закупаться и настроить их.

3. Настройка телеграм-бота для приема заявок: Для упрощения работы с внесением приходных накладныъ необходимо настроить телеграм-бота, который будет формировать накладную на основании заявки.

4. Оформление заявки поставщику в Гуляше: Настроить процесс оформления заявки и отправки ее поставщику.

5. Прием накладной от поставщика: Наконец, необходимо организовать процесс приема накладной от поставщика в Гуляше. Это включает в себя проверку соответствия товаров и услуг, а также их учет.

Теперь обо всем по порядку!
Настройка контрагентов
Для добавления нового контрагента необходимо перейти в “Справочники” и далее в разделе “Закуп и товарооборот” нажать “Контрагенты”. Непосредственно перед добавлением нового контрагента нужно создать категории, которые будут иллюстрировать картину расходов.


Чтобы добавить нового контрагента нажимаем “Создать контрагента” в правом верхнем углу. На обновленной странице заполняем следующие поля:

1. Контрагент – прописываем внутреннее наименование контрагента таким образом, чтобы в последующем было понятно и удобно искать имя в документах. Например, “ИП Иванов И.И.”.

2. Работает под брендом – прописываем наименование бренда. Например, “Ивановские колбасы”.

3. Эл. почта(ы) контрагента – добавляем электронную почту/ы поставщика на которую будет отправляться заявка.

4. Сайт – прописываем либо сайт поставщика, либо слово “нет”.

5. Тип поставок – выбираем тип поставок. Это может быть “товар” или “услуга”.

6. Категория расхода – из списка категорий справа выбираем необходимую категорию (или несколько в случае, если это требуется). Обращаем внимание, что нужно выбрать конечную категорию, а не наименование папки. Выбранная категория будет подсвечена голубым цветом.

7. Нажимаем Создать.


Подробнее о создании контрагентов можно ознакомиться в статье
Создание мест закупок
Создаются для удобства оформления заявок по местам хранения. Т.е. при оформлении заявки продукты будут отображаться не единым списком всех товаров, а по местам хранения.

На каждое подразделение создается своя схема. Для создания переходим в Справочники -> Подразделения, заходим в подразделение и справа выбираем "Схема хранения продуктов для закупа"
Настройка схем хранения для закупа является не обязательной, но если вы хотите настроить, то необходимо заполнить схемы в Подразделении.

На каждое подразделение создается своя схема. Для создания переходим в Справочники -> Подразделения, заходим в подразделение и справа выбираем "Схема хранения продуктов для закупа"
Для добавления схемы справа в операциях нажимаем Создать, прописываем название и добавляем необходимые продукты.
Создание номенклатуры закупа
Создание номенклатуры закупа необходимо для настройки продукции, которая будет получена от поставщика. Для этого мы настроим саму номенклатуру, чтобы она стала доступной для участия в закупе, а также отдельно настроим номенклатуру закупа.

Добавление позиций номенклатуры в номенклатуру закупа:
ШАГ 1. Для оформления заявки поставщикам необходимо, чтобы номенклатура товара была отмечена для номенклатуры закупа. Для этого в номенклатуре Справочники - Номенклатура проставляем галочку "номенклатура закупа".
ШАГ 2. Чтобы не проставлять галочку к каждой позиции можно воспользоваться режимом редактирования. Для этого:
  1. Выбираем категорию в меню сверху.
  2. Нажимаем на Режим редактирования.
3. Отмечаем галочкой все позиции в категории или выбираем необходимые.
4. Кликаем в поле Участвует в номенклатуре закупа.
5. Выбираем "Да", нажимаем Сохранить.
6. В нижней части экрана нажимаем Сохранить изменения.
Для настройки номенклатуры закупа переходим в Справочники - Номенклатура закупа.


В открывшемся окне будут видны категории номенклатур и позиции у тех, у которых стояла галочка Участвует в номенклатуре закупа.



4. Для добавления информации о поставщике кликаем на нужную категорию или в фильтре выбираем товар введя его в поле Наименование, далее справа от необходимой позиции нажимаем Редактировать (карандашик).


5. Далее нажимаем Добавить производителя и прописываем название и артикул (их может быть несколько) как у поставщика.

Артикул – это код, который продавцы используют для идентификации и учета своих товаров и их вариантов. Он может состоять из любых комбинаций букв, цифр и символов.

Указываем "Производитель (Артикул)" (раскрываем Дополнительную информацию)
6. Далее нажмите Добавить поставщика (может быть несколько поставщиков):
Заполните информацию в полях по контрагенту:


- Выберите поставщика
- Подразделение куда будет совершена поставка. Если ничего не выбрать, то будет действовать на все подразделения.
- Поставьте галочку "Блюдо", если позиция является самостоятельным блюдом в меню
- Укажите статус поставщика:
  • Активен - можно возить через этого поставщика.
  • Возить через основного поставщика - если текущий поставщик является резервным.
  • Не возить - если не планируете заказывать у этого поставщика.
- Склад - не используем
- Выбираем ставку НДС поставщика на товар
- Отправлять в штуках - отмечаем для штучного товара. Если товар весовой, то галочка не нужна

Фасовка:
Для добавления фасовки нажимаем слева на плюсик


2. Галочка "Ед. изм. поставщика отличаются":
  • Установите галочку, если есть расхождения с прайсом поставщика.
  • Пример: В вашей номенклатуре позиция заведена в килограммах, а у поставщика в граммах.

3. Фасовка:
  • Кликните на галочку в блоке "Фасовка", чтобы открыть дополнительное поле для заполнения.
  • Галочка "Использовать фасовку для конвертации ед. измерения поставщика":
  • Установите, если нужно конвертировать единицы измерения фасовки.

4. Заполнение блока "Фасовка":
  • Обязательно укажите фасовку, цену за единицу измерения или цену за фасовку.
  • По необходимости укажите склад.


- укажите фасовку товара;
- укажите цену для закупа за единицу измерения;
- цена для закупа автоматически сформируется;
- укажите минимальное количество фасовок для закупа;
- фасовка от поставщика на РЦ - не заполняем

При необходимости вы можете добавить несколько поставщиков, для этого нажмите на соответствующую кнопку.


Далее нажимаем Сохранить.
Подобные манипуляции необходимо проделать с каждой позицией номенклатуры закупа, по которой планируется оформлять заявки через Гуляш.
Создание телеграмм-бота, принимающего заявки
Как настроить бота и зачем он нужен?
Бот для работы с накладными через Телеграм используется для удобства. Не всегда у сотрудника принимающего товар на филиале есть возможность находиться у компьютера в момент приёмки, а вот телефон точно всегда под рукой.

Чтобы настроить бота необходимо:
1. Создать любую группу в Телеграмм
2. В созданную группу нужно добавить бота, которого вы используете для авторизации в Телеграм для своих сотрудников


Просто кликните на Подключить telegram, чтобы понять какой бот указан для вашей системы учёта.

Бота с именем @вашасистема_goulash_bot нужно добавить в группу. Он связан с Системой учёта и будет направлять уведомления.


Например, такие уведомления:


Процесс работы с ботом для обработки накладных:

1. Инициация работы с ботом:
  • Напишите слово "накладная" в чат с ботом.
  • Бот проверит заявки и сообщит, сколько заявок найдено.

2. Поиск заявки по поставщику:
  • Бот находит соответствующую заявку по указанному поставщику.

3. Сканирование накладной:
  • Сделайте скан накладной.
  • После этого бот примет скан и сообщит, что всего один скан принят.

4. Подтверждение:
  • Напишите "ок" для подтверждения или "закончить", если хотите завершить процесс.
  • Бот уведомит вас, что накладная успешно принята.

5. Редактирование накладной:
  • Если необходимо внести изменения, зайдите в систему для редактирования.
  • Укажите путь к системе, где можно произвести редактирование.
Прием заявок через приложение
В системе есть возможность принимать и вносить накладные через специальное приложение - ТСД. Подробнее об этом написали в статье.
Оформление заявки поставщику из системы
1.Переходим в Товарооборот - Оформить заявку поставщику.


2. Выбрать подразделение, поставщика или несколько поставщиков, можно выбрать продукт или категорию, указать дату или поставить галочку на “ближайшая доставка” и нажать сформировать.


При формировании заказа можно ориентироваться на график поставок. Посмотреть актуальный можно в "Таблице закупа".
Также можно просто нажать сформировать, и тогда откроется весь список продуктов и поставщиков.

3. После нажатия кнопки сформировать, формируется заявочный лист:
  • Если товар может имеет вложенность в упаковку или минимальный вес, то необходимо указать количество полных коробок.
  • При расчете ориентируемся на колонку "Количество в ед.измерения", здесь указано общее количество товара в минимальных единицах
  • При проверке - обращаем внимание на единицы измерения и фасовку товара. Заказать можно в кг, граммах или штуках.
Очередь поставщика
Для каждого поставщика определена очередность заказа:
1-ая очередь - самый оптимальный поставщик по соотношению цены и качества
2-ая очередь - соотношение цены и качества хуже, чем у поставщика первой очереди
3-ая очередь - поставщик с менее привлекательными условиями
Отправка заявки
При нажатии Отправить все сохраненные заявки отправляются на почту поставщикам. Нажимать нужно только 1 раз.
Проверить статус заявки
Для того, чтобы посмотреть статус заявки необходимо перейти на вкладку Товарооборот > Отчет по заявкам


Для проверки статуса заявки необходимо выбрать:
- Подразделение,
- Контрагента,
- Дату оформления,
- Дату привоза заявки.
Статус заявки отражается с учетом ответа.
Тут мы можем увидеть планируемую дату отгрузки, статус и автора заявки
Заявку при необходимости можно отредактировать.
После редактирования заявки, заявка сохраняется и повторно отправляется поставщику на почту.
Порядок приемки номенклатуры от поставщика
В этой статье мы подробно расскажем об этом.
  • Турбо

    На этом все!
Goulash