ОПиУ — это отчет о прибылях и убытках. Он показывает, сколько компания заработала за выбранный период, какие расходы понесла и какая прибыль получилась в итоге.

Главное отличие ОПиУ от ОДДС — в логике учета:
ОДДС показывает движение денег: когда деньги фактически пришли или ушли.
ОПиУ показывает финансовый результат за период: к какому месяцу или дате относится доход или расход.

Например, если заказ был выполнен в январе, а деньги по эквайрингу поступили в феврале, в ОПиУ выручка должна попасть в январь. Если аренда относится к марту, она должна попасть в март, даже если оплатили ее позже.
Поэтому при настройке ОПиУ важно следить не только за суммами, но и за датой смены и периодом, к которому относится расход.

В ОПиУ обычно входят:

• выручка;
• операционные расходы;
• зарплата;
• кредиты;
• налоги;
• амортизация;
• итоговая прибыль.

Перейдите в раздел:
Показатели работы → Настройка отчетов по показателям работы
Откроется список уже созданных отчетов.
Чтобы создать новый отчет, в правом боковом меню нажмите Создать.

Готового универсального отчета ОПиУ в системе нет, потому что структура отчета может отличаться у разных компаний. Поэтому отчет создается вручную под вашу логику учета.

Название отчета - укажите понятное название, например ОПиУ;
Категория- необязательное поле. Можно использовать, если отчетов много и их нужно сгруппировать;
Доступ к отчету - выберите сотрудников, должности или пользователей, которым будет доступен отчет. Если не указать, кому доступен отчет, пользователи не смогут его открыть. Поэтому на этом шаге важно сразу выбрать должности или конкретных сотрудников, которые будут работать с отчетом.;
Подразделения - выберите нужные подразделения, если отчет должен формироваться только по ним. Если отчет нужен по всем подразделениям, ничего не выбирайте;
Объединять подразделения - не используем;
Предформировать - включите, если отчет большой и тяжелый. Тогда он будет пересчитываться заранее, а при открытии пользователь увидит уже сформированный результат.

Нажмите Создать.

После создания, появится раздел Показатели. В нем нужно настроить структуру отчета
путем создания разделов — крупных блоков, в которые затем добавляются строки с показателями.
Например: Выручка, Поступления на расчетный счет, Расходы, Комиссии, Остатки, Итоги
Чтобы добавить раздел, нажмите Добавить заголовок.

Разделы нужны для того, чтобы отчет был понятным и удобным для чтения. Без разделов все показатели будут идти одним списком, и в большом отчете будет сложно ориентироваться.

В этом разделе разберем настройку показателей — строк, из которых будет состоять отчет ОПиУ.

• Сначала рассмотрим общую логику: как выбрать источник данных, зачем нужны фильтры.
• Затем пройдемся по полям формы настройки показателя и разберем, за что отвечает каждое из них.
• После этого перейдем к конкретным показателям, которые рекомендуем добавить в отчет ОПиУ: выручке, списаниям, инвентаризации, расходам, зарплате, кредитам, налогам и амортизации.

После того как вы напишите Наименование показателя, откроется раздел с настройками показателя. Первым делом нужно выбрать Источник данных:

Это место, откуда система будет брать информацию для расчета. Источник выбирается по смыслу показателя.
Если нужно посчитать выручку — выбираем Отчет по заказам.
Если нужно показать поступления на расчетный счет — Новый отчет по поступлению денег.
Если настраиваем расходы по категориям, например аренду или коммунальные услуги, — Расход по категориям.
Если нужны расходы наличными — Отчет по расходам менеджеров доставки.

После выбора источника нужно проверить фильтры. Они нужны, чтобы в показатель попали не все данные из выбранного источника, а только нужные операции. Например, источник Новый отчет по поступлению денег содержит разные типы поступлений: безнал, онлайн, СБП, инкассацию и прочие приходы. Если настраивается показатель Безнал, в фильтре нужно выбрать тип прихода Безнал. Если настраивается показатель Онлайн, нужно выбрать тип прихода Онлайн.

То же самое с расходами. Источник Расход по категориям содержит разные категории расходов. Чтобы создать показатель Аренда, в фильтре нужно выбрать категорию Аренда. Если фильтр не настроить, в показатель могут попасть лишние данные: например, вместо аренды система посчитает все расходы, а вместо безнала — все поступления на расчетный счет.

Но не для каждого показателя фильтр обязателен. Если нужна общая сумма, например общая выручка по всем заказам, показатель можно оставить без дополнительных фильтров.


После настройки источника и фильтров система покажет, какие данные можно использовать в расчете.
Например, в Отчете по заказам есть разные суммы: сумма заказа, скидки, НДС, сервисный сбор, сумма к оплате. Поэтому недостаточно просто выбрать источник — нужно еще указать, какое именно значение брать. Для выручки обычно выбирают К оплате.

Это значение добавляется в поле Расчет показателя. Несмотря на название, расчет не всегда означает сложную формулу. Иногда это просто одна переменная, которую нужно вывести в отчет.
Например: Выручка = {Отчет по заказам.К оплате}

Формула нужна, если показатель состоит из нескольких частей. Например, чтобы посчитать Итого приходы, сначала нужно сложить отдельные показатели Выручка, Приходы менеджеров и Поступления на расчетный счет.

При этом набор переменных в формуле может отличаться. Он зависит от того, какие показатели и источники данных настроены в конкретном заведении.

Ниже поделимся с вами рекомендациями по настройке показателей:
— Чтобы созданный показатель можно было использовать в других расчетах, включите настройку Добавить показатель в источники данных.
— Если показатель нужен только для промежуточного расчета и не должен отображаться в отчете, включите Не показывать в отчете. Так можно использовать его внутри формул, но не перегружать отчет лишними строками.
— Включайте настройку Делать ссылку на источник. Тогда из отчета можно будет перейти к данным, из которых рассчиталась сумма. Это удобно, если нужно проверить, почему в строке отображается именно такая цифра.

Настройки оформления отчета - при необходимости добавьте условия оформления. Например, выделить значение красным, если оно меньше определенного значения
Делать ссылку на источник - установите флажок, чтобы из отчета можно было перейти к данным, из которых рассчитан показатель. Это удобно для проверки сумм
Отображение графика - выберите, нужно ли строить график по этому показателю. Если график не нужен, оставьте значение «Нет»
Добавление столбца с итогами - выберите, нужно ли добавлять итоговый столбец по этому показателю. Если итог не нужен, оставьте значение «Не добавлять итоги»
Включать данные в календарь рабочих часов - используйте только для показателей, которые должны учитываться в календаре рабочих часов. Для обычных строк отчета ДДС это не требуется
Показать столбец с итоговым результатом (суммой), если проставлена галочка выше - установите галку, если нужно дополнительно показать итоговую сумму по показателю
Считать показатель отдельно по каждому подразделению из фильтра - установите флажок, если отчет формируется по нескольким подразделениям и значение нужно считать отдельно для каждого из них
Подразделения - выберите подразделения, если показатель должен считаться только по конкретным филиалам. Если ограничение не нужно, поле можно не заполнять
Источники данных - выберите источник, откуда система должна брать данные для расчета. Это обязательная настройка: именно источник определяет, какие данные попадут в показатель

Подробнее о настройке показателей можно ознакомиться в статье.

Ниже разберем показатели, которые используются в отчете ОПиУ. Набор показателей может отличаться в зависимости от вашей структуры учета, но общая логика настройки остается одинаковой: выбираем источник данных, настраиваем фильтры и указываем расчет показателя.

Для выручки используйте источник данных: Отчет по заказам
В расчет показателя добавьте значение: К оплате
Так система будет подтягивать сумму, которую клиент оплатил по заказам.

Если в отчете нужно учесть поступления, которые не берутся из заказов, используйте источник Новый отчет по поступлению денег. В расчете показателя выберите Сумма, а в фильтрах укажите нужный тип прихода. Для ОПиУ в этом источнике выбирайте дату смены, а не дату зачисления на расчетный счет. Так поступление попадет в тот период, к которому относится операция.

Если нужно разделить выручку подробнее, создайте отдельные показатели с тем же источником, но с разными фильтрами: по типам заказов, брендам, подразделениям или типам оплаты.

Например:

• продукция
• чековая лента;
• перчатки;
• пакеты;
• бытовая химия;
• хозтовары;
• другие расходные материалы.

Для таких расходов используйте источник: Отчет по актам списания
В фильтре выберите все статусы, кроме Отказан.

В расчет показателя добавьте: Сумма

Если нужно видеть списания подробнее, создайте отдельные показатели по причинам списания.

Результаты инвентаризации нужны, чтобы учесть излишки и недостачи.
Для показателя выберите источник данных: Отчет по инвентаризациям
В фильтре выберите статус: Подписана

В расчет показателя добавьте результат инвентаризации.
Используйте формулу:
0 − {Отчет по инвентаризации.Результат}
Так в отчете будут учитываться недостачи и излишки, которые влияют на финансовый результат.
Важно, чтобы инвентаризации проводились регулярно и по всему складу. Иначе часть потерь или излишков не попадет в отчет.

В ОПиУ продукты, которые используются для приготовления блюд, учитываются не по факту закупки, а по факту списания в продажи.
Для этого используйте источник данных: Отчет по продажам блюд
В расчет показателя добавьте: Себестоимость продаж
Этот показатель показывает стоимость всех продуктов, которые были использованы в проданных блюдах.
В фильтре источника обязательно включите медленное формирование.
Если к блюдам автоматически добавляется упаковка или дополнительные товары, проверьте, что они участвуют в движении товара. Иначе они не попадут в расчет.

Показатель нужен, чтобы посчитать прибыль не только от выручки, но и с учетом затрат на продукты.
Например:
Валовая прибыль = Выручка − Расходы на продукты


Далее в расчете показателя сложите ранее созданные показатели:
{Себестоимость продаж.Результат} + {Списания.Результат} + {Результат инвентаризации.Результат}

Для этого у показателей Себестоимость продаж, Списания и Результат инвентаризации должна быть включена настройка “Добавить показатель в источники данных”. Тогда они будут доступны для выбора в формуле общего показателя.
Так в отчете будет отдельная строка с общей суммой затрат на продукты, а не три разрозненных значения.

Операционные расходы — это расходы компании, связанные с основной деятельностью: аренда, коммунальные услуги, маркетинг, услуги подрядчиков, хозяйственные товары и т.д.
Для таких расходов используйте источник: Расход по категориям
В фильтре выберите нужную категорию расхода.

В расчет показателя добавьте: Сумма

Для ОПиУ расходы должны попадать в тот период, к которому они относятся, а не просто по дате оплаты.
Например, если аренда оплачена в феврале, но относится к январю, в ОПиУ она должна попасть в январь.
Если расход уже есть в системе, но период указан неверно, его нужно открыть и отредактировать.
Если один платеж относится сразу к нескольким периодам, его нужно разделить вручную. Например, если одной оплатой внесли аренду за три месяца, в ОПиУ нельзя оставлять всю сумму в одном месяце. Нужно разбить расход на несколько частей и указать для каждой части свой период.

Зарплата настраивается в зависимости от того, как она ведется в системе.
Для сотрудников, кроме курьеров, используйте источник:
Календарь рабочих часов
Формулу можно собрать из значений:
Зарплата + Премии − Депремии + Премия за заказы

Если нужно разделить зарплату по должностям или направлениям, настройте фильтры по должностям.

Для курьеров используйте источник:
Отчет по водителям
Формулу можно собрать из значений:
Итого ЗП + Премирование + Депремирование + Цех. питание
Если зарплата дополнительно отражается через расходы, используйте источник Расход по категориям или Отчет по расходам менеджеров доставки — в зависимости от того, как зарплата фактически ведется в системе.

Кредит состоит из тела кредита и процента за обслуживание.
В ОПиУ расходом считается только процент. Тело кредита не включается в расходы, потому что это возврат заемных денег.
Если один платеж содержит и тело кредита, и процент, его нужно разделить вручную: тело кредита оставить отдельно, а процент вынести отдельным расходом и учитывать в ОПиУ.

В разделе налогов учитываются налоги, которые компания платит государству. Их состав зависит от системы налогообложения.
Налоги с зарплаты сотрудников относятся к операционным расходам и фиксируются в соответствующем разделе.
Важно: ОПиУ составляется без учета НДС. НДС не влияет на финансовый результат компании, потому что эти деньги компания передает государству.

Амортизация — это распределение стоимости основных средств на период их использования.
В Гуляше для амортизации можно создать показатель без источника данных.
Для этого выберите:
Без источника данных
А в поле Расчет показателя вручную укажите сумму, которую нужно выводить в отчет.

После настройки основных показателей можно собрать итоговые строки.
Например:

• Валовая прибыль = Выручка − Расходы на продукты
• Операционная прибыль = Валовая прибыль − Операционные расходы − Зарплата
• Чистая прибыль = Операционная прибыль − Налоги − Проценты по кредитам − Амортизация

Формулы могут отличаться в зависимости от того, какие показатели вы хотите видеть в отчете.
Чтобы показатель можно было использовать в формуле другого показателя, у него должна быть включена настройка Добавить показатель в источники данных.