Goulash.tech
База знаний
Электронный документооборот (ЭДО). SabyDocs (СБИС)
2 мин
6 августа 2026
10 мин
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Такие документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, так как подписаны электронными подписями (ЭП). ЭДО позволяет дистанционно обмениваться юридически значимыми документами как внутри организации, так и с внешними структурами: контрагентами и госорганами.
Для обеспечения работы как внутреннего так и внешнего электронного документооборота Гуляш использует как собственное программное обеспечение, так и программные комплексы предоставляемые компаниями разработчиками.
К собственному программному обеспечению компании относятся:
Из программ сторонних разработчиков мы используем:
Для обеспечения работы как внутреннего так и внешнего электронного документооборота Гуляш использует как собственное программное обеспечение, так и программные комплексы предоставляемые компаниями разработчиками.
К собственному программному обеспечению компании относятся:
- Гуляш
- Телеграмм бот для приёма накладных
- ТСД
Из программ сторонних разработчиков мы используем:
- Saby (ex. СБИС) - система ЭДО от оператора ЭДО СБИС
Настройка Гуляша, для интеграции со СБИС
Контрагенты
В этом разделе хранится информация о поставщиках. В этой статье мы обратим внимание только на те моменты, которые относятся к электронному документообороту. В первую очень нужно зайти на вкладку Справочники -> Контрагенты -> Редактирование (карандаш) -> Настройки ЭДО и edi, все настройки находятся именно там.
*Полную информацию о том, как создать контрагентов можно посмотреть в статье
В этом разделе хранится информация о поставщиках. В этой статье мы обратим внимание только на те моменты, которые относятся к электронному документообороту. В первую очень нужно зайти на вкладку Справочники -> Контрагенты -> Редактирование (карандаш) -> Настройки ЭДО и edi, все настройки находятся именно там.
*Полную информацию о том, как создать контрагентов можно посмотреть в статье
Справочники
Контрагенты
- Коды товара для edi - эта настройка отвечает за формирование кода сети при отправке заявки поставщику. Выбираем ID производителя и Фасовка. Относится к EDI, для настройки ЭДО можно не использовать.
- Код электронной идентификации подразделения GLN (СБИС) — код поставщика, по которому происходит маршрутизация заявок в EDI. Задаем код для SabyDocs (СБИС). Относится к EDI, для настройки ЭДО можно не использовать.
- Электронный документооборот с контрагентами - тут мы выбираем, откуда для этого поставщика выгружать электронные накладные — SabyDocs (СБИС)
- Работает через СБИС - Этот пункт разрешает связывать накладные в Гуляше и накладные в ЭДО, а затем автоматически подписывать их.
- Запрет внесения накладных вручную - если этот пункт активен, то для этого поставщика нельзя занести накладную через Гуляш вручную — только через бота или раздел электронных накладных
- Разбивать заявку по складам поставщика - При выборе этого пункта одна заявка в Гуляше разбивается на несколько, в зависимости от складов поставщика (если у него их несколько).
- В заявке разбивать фасовку до исходных единиц - позволяет отправлять заявку в тех единицах измерения, которые настроены для номенклатур в Гуляше.
- Отложенная отправка заявок - не актуально в Гуляше
- ЭДО. Поэкземплярный учет - при включенной настройке внесение накладных возможно только через ТСД с обязательным сканированием ЧЗ всех товаров в поставке
Нажимаем Сохранить
Подразделения.
В этом разделе хранится информация о подразделениях на которых фактически ведется деятельность вашей организации. Для того чтобы внести данные : Справочники -> Подразделения -> Редактирование (карандаш) -> Настройки EDI
В этом разделе хранится информация о подразделениях на которых фактически ведется деятельность вашей организации. Для того чтобы внести данные : Справочники -> Подразделения -> Редактирование (карандаш) -> Настройки EDI
Справочники
Подразделения
В открывшемся окне необходимо заполнить данные:
- Логин от ЛК online.sbis.ru - прописываем логин от личного кабинета SabyDocs (СБИС)
- Пароль от ЛК online.sbis.ru - прописываем пароль от личного кабинета SabyDocs (СБИС)
- Отпечаток из сертификата СБИС - По этому отпечатку Гуляш определяет, кто будет подписывать накладные в ЭДО.
- Не подписывать документы в ЭДО автоматически - Если пункт нажат, то после перевода накладной в статус бухгалтерия Гуляш не будет пытаться подписать документы в ЭДО.
Логин и пароль заполняем того сотрудника, от лица которого будут подписываться документы. Данные учетной записи необходимо прописывать только те, на которые в СБИС оформлена МЧД (машиночитаемая доверенность) с правами администратора и которая будет привязана к основному токену с подписью (флэшке).
Чтобы скопировать отпечаток, необходимо в личном кабинете SabyDocs зайти в Подписи, далее выбираем вашу организацию и ФИО сотрудника, от лица которого будут подписываться документы. В открывшемся окне нажимаем Подробнее, копируем отпечаток и вставляем в Гуляш
Чтобы скопировать отпечаток, необходимо в личном кабинете SabyDocs зайти в Подписи, далее выбираем вашу организацию и ФИО сотрудника, от лица которого будут подписываться документы. В открывшемся окне нажимаем Подробнее, копируем отпечаток и вставляем в Гуляш
- ТурбоЛогин и пароль нужен от учетной записи SabyDocs с МЧД (машинно-читаемой доверенностью), чтобы иметь доступ принимать и подписывать документы в Гуляше и автоматической интеграцией данных действий в СБИС
Далее возвращаемся в редактирование подразделения и там нужно выбрать пункт Электронный документооборот с контрагентами.
Нажимаем Сохранить
Нажимаем Сохранить
Номенклатура закупа
Номенклатура закупа — настройка, которая определяет кто, у кого и почём должен закупать товар. Также тут настраиваются прочие атрибуты, которые важны для нас и/или для поставщиков, но сейчас обратим внимание только на те пункты, что касается ЭДО.
Для того, чтобы настроить номенклатуру закупа переходим в Справочники -> Номенклатура закупа -> Редактирование (карандаш)
*Полную информацию о том, как создать/настроить номенклатуру закупа можно посмотреть в статье
Номенклатура закупа — настройка, которая определяет кто, у кого и почём должен закупать товар. Также тут настраиваются прочие атрибуты, которые важны для нас и/или для поставщиков, но сейчас обратим внимание только на те пункты, что касается ЭДО.
Для того, чтобы настроить номенклатуру закупа переходим в Справочники -> Номенклатура закупа -> Редактирование (карандаш)
*Полную информацию о том, как создать/настроить номенклатуру закупа можно посмотреть в статье
Справочники
Номенклатура закупа
- Указываем производителя. Обычно, это торговая марка товара, например, для крабового мяса - VICI.
- Выбираем город, для которого будем будем настраивать поставщика
- Добавляем поставщика
- Выбираем подразделения, для которых будет актуален данный поставщик. Если ничего не выбрать, то будет действовать на всех подразделениях.
- Галочку "блюдо" не используем
- Указываем статус "Активен"
- Если у поставщика настроены склады, выбираем склад, с которого будет поставляться товар.
- Выбираем ставку НДС, на которой работает поставщик
- Отправлять в штуках — настройка, которая в ЭДО разделяет фасовку и заказанное количество. У весового товара данная галочка не нужна.
Далее добавляем информацию по фасовке товара (через плюсик):
- Фасовка - указываем фасовку товара, например, для молока - 0.9 (при ед измерения литр)
- Цена для закупа (за ед.изм.)/ Цена для закупа (за фасовку) - указываем цену за фасовку или за единицу измерения
- Мин.кол-во фасовок - указываем минимальное количество для заказа, при указании меньшего количество в заявке, она автоматически скорректируется под минимальное количество для заказа
- Фасовка от поставщика на РЦ - не используем
- Разрешить дробное кол-во фасовок - не используем
- Ед.изм. поставщика отличается - отмечаем, если у поставщика другая единица измерения, например, в Гуляше товар в кг, а у поставщика в гр
- Ед.изм. поставщика - выбираем ед.измерения поставщика
Коды номенклатур поставщика
На этой странице задаётся соответствие номенклатур поставщика с номенклатурами в Гуляше (и даже с фасовками!). Точно такая же настройка есть и у поставщика, потому что по названию сопоставлять совсем не вариант — у нас номенклатура может быть “рис японский”, а у поставщика “японский рис”. А код он универсален и как правило уникален для позиции.
В документах от поставщика указывается код товара поставщика. Как правило, это id товара в их учётной системе. И вот этот самый код мы приравниваем к какой-то номенклатуре в Гуляше, чтобы при создании накладной, Гуляш взял код поставщика и подставил по этому коду номенклатуру из Гуляша.
Чтобы внести коды номенклатур поставщика, необходимо перейти в Справочники -> Коды номенклатур контрагентов и выбрать поставщика
На этой странице задаётся соответствие номенклатур поставщика с номенклатурами в Гуляше (и даже с фасовками!). Точно такая же настройка есть и у поставщика, потому что по названию сопоставлять совсем не вариант — у нас номенклатура может быть “рис японский”, а у поставщика “японский рис”. А код он универсален и как правило уникален для позиции.
В документах от поставщика указывается код товара поставщика. Как правило, это id товара в их учётной системе. И вот этот самый код мы приравниваем к какой-то номенклатуре в Гуляше, чтобы при создании накладной, Гуляш взял код поставщика и подставил по этому коду номенклатуру из Гуляша.
Чтобы внести коды номенклатур поставщика, необходимо перейти в Справочники -> Коды номенклатур контрагентов и выбрать поставщика
Справочники
Коды номенклатур контрагентов
После формирования номенклатур закупа необходимо прописать фасовку и коды. Эти данные либо запрашиваем у поставщика, либо берем с приходной накладной.
Парсинг накладных из СБИС в СУ
Как только будут внесены данные необходимо запустить парсер накладных. Для этого заходим в Товарооборот - > Парсинг накладных из СБИС в СУ
Как только будут внесены данные необходимо запустить парсер накладных. Для этого заходим в Товарооборот - > Парсинг накладных из СБИС в СУ
Справочники
Парсинг накладных из СБИС в СУ
Выбираем даты, за которые необходимо загрузить парсер, выбираем "по умолчанию", выбираем подразделения и нажимаем "Загрузить парсер"
После загрузки появится результат загрузки. Если есть какие-то ошибки, необходимо их исправить. Например: Если не найден поставщик, то необходимо внести его и настроить в Гуляше. Так же могут быть ошибки, что не найдена номенклатура закупа и пр. После исправления данных в Гуляше, необходимо запустить парсер повторно.
Парсер запускается единоразово, далее каждый час будет автоматически запускаться автопарсер и накладные попадать в Гуляш. Чтобы увидеть ошибки при загрузке накладных при автопарсере переходим в Товарооборот -> Отчет по ошибкам EDI.
Настраиваем необходимые фильтры и формируем отчет
Электронные накладные
Электронные накладные представляют собой документы для учета и подтверждения перемещения товаров в цифровом формате. Они упрощают процесс документооборота и повышают эффективности работы в логистике, торговле и бухгалтерии.
Электронные накладные попадают в Гуляш при парсинге их из Saby Docs (СБИС) и найти их можно перейдя в Товарооборот -> Электронные накладные
Электронные накладные попадают в Гуляш при парсинге их из Saby Docs (СБИС) и найти их можно перейдя в Товарооборот -> Электронные накладные
Заполняем необходимые фильтры и нажимаем на кнопку Сформировать.
Чтобы внести накладную в систему и зафиксировать приход товара, необходимо нажать на кнопку Принять и проверить актуальность данных в электронной накладной. Если требуется отклонить накладную, это можно сделать, нажав кнопку Отклонить. Также существует возможность внести накладную вручную. При нажатии на Внести вручную появится окно для ручного ввода накладной.
Если накладную принимаем и есть расхождения между информацией в накладной и фактической поставкой, можно внести изменения, используя иконку Карандаш или полностью удалить товар, нажав на Красный крестик. Исправить можно только количество поставленных товаров. После завершения проверки необходимо нажать на Подтвердить.
После подтверждения появится окно с информацией о том, что накладная подтверждена и если обновить страницу, то появится ссылка на созданную приходную накладную и в нее можно будет "провалиться"
Рассмотрим, что можем увидеть в созданной накладной в столбике СБИС:
Значок Палец вверх зеленого цвета - это значит что УПД, которое отправил нам поставщик, совпадает с тем, что мы приняли через бота и информацией в Гуляше.
Значок Палец вверх зеленого цвета - это значит что УПД, которое отправил нам поставщик, совпадает с тем, что мы приняли через бота и информацией в Гуляше.
Если вы нажмете на значок Палец вверх, то попадёте в меню с информацией о поставщике и филиале получения поставки.
Значок Палец вниз красного цвета - это значит что УПД, которое отправил нам поставщик, отличается от того, что мы приняли в Гуляше. Причины могут быть разные, такие как вычерк/недовоз/брак, так и ошибка в настройках Гуляша.
Если вы нажмете на значок Палец вниз, то попадёте в меню с информацией о поставщике и филиале получения поставки. А так же увидите информацию о позициях по которым идёт расхождение значений.
Если вы видите значок Палец вниз красного цвета и при этом ошибка относится к фасовке. Нужно в номенклатуре закупа добавить ту фасовку, с которой вам поставщик отгрузил поставку.
Значок Часики - это значит что накладная, которую мы приняли не связалась с УПД поставщика. В таком случае нужно обратится к поставщику, чтобы выслал УПД, как только поставщик это сделает, наша накладная, автоматически свяжется с УПД поставщика.
Гуляш поддерживает функционал автоматического перевода в статус Бухгалтерия. Далее накладную остается только подписать в системе ЭДО, нажав на кнопку Подписать в ЭДО. При ее нажатии накладная будет подписан установленной у вас электронной подписью.
- Если накладная НЕКОРРЕКТНАЯ - данную накладную мы не трогаем! Оставляем её до тех пор, пока поставщик в ЭДО не сделает корректировку, только после этого, проводим ее дальше. Самый простой способ решения проблемы - связаться с поставщиком и попросить отправить его исправленную накладную.
Понравился материал?
Goulash